Теория бухгалтерского учета. Архипова С.В. - 55 стр.

1) обеспечение   сохранности документов и возможность их быстрого
  нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения
  или закрытые шкафы.
2) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо
  группировать в дела раздельно;
3) подлинники должны быть отделены от копий;
4) годовые сметы и отчеты от квартальных и месячных;
5) в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;
6) в дело группируют документы одного периода;
7) приложения к документам независимо от даты их утверждения или
  составления присоединяют к документам, к которым они относятся.
    Сроки   хранения    отдельных   первичных    документов   определены
Перечнем    типовых     документальных    материалов,   образующихся    в
деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов,
утвержденным 3 декабря 1967 года Главным архивным управлением при
Совете Министров СССР. В соответствии с этим Перечнем срок хранения
квартальных балансов и отчетов организаций с объяснительными записками,
журналы и ведомости, кассовые книги, оборотные и накопительные
ведомости хранятся 3 года; главные книги и журналы, акты документальных
ревизий и материалы к ним - хранятся 5 лет; годовые балансы и отчеты,
ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками,
инвентарные описи, сличительные ведомости хранятся 10 лет.
    В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель
организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их
пропажи (гибели). Результаты работы комиссии оформляют актом, который
утверждается руководителем предприятия.
    В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются
представители следственных органов, охраны и пожарного надзора.
    Результаты    работы    комиссии     оформляются    актом,    который
утверждается руководителем организации.

                                                                       55