ВУЗ:
Составители:
По выполняемым функциям средства оргтехники делятся на средства изготовления, тиражирования,
обработки, хранения, поиска и доставки документов, внутрипроизводственной связи и другие группы.
Создание документа связано с его составлением и последующим изготовлением с помощью пишущих
машинок разных типов (дорожных, портативных, канцелярских и т.д.); наборно-пишущих машин – при
необходимости получения документов высокого качества и оригиналов для тиражирования; специализированных
пишущих машин – многошрифтовых, со стилизованными шрифтами, для заполнения бланков и т.п.
Копировально-множительная техника применяется для быстрого и экономичного тиражирования
документальной информации, используемой в управленческой деятельности и делопроизводстве предприятий,
учреждений и организаций. Она включает в себя средства копирования (репрографии), в том числе
микрофильмирования, и средства размножения (оперативной полиграфии). Основное отличие между этими
средствами и используемыми в них технологическими процессами заключается в том, что при копировании
снимаются копии с оригинала, а при размножении получают оттиск с печатных форм, которые в оперативной
полиграфии, как правило, изготавливают с помощью средств копирования. Средства копирования целесообразно
применять при тираже до 25 … 30 копий, средства размножения – при большом числе экземпляров, причем
стоимость одной копии практически не зависит от тиража, а стоимость получения оттиска обычно обратно
пропорциональна тиражу.
К техническим средствам копирования и размножения предъявляются следующие основные требования:
оперативность; тиражность; экономичность, то есть невысокая стоимость изготовляемых копий и оттисков;
простота в обслуживании, удобство в эксплуатации.
Средства обработки документов включают в себя разнообразное оборудование, в том числе:
фальцевальные машины и устройства для сгибания и складывания бумажных листов; листоподборочные машины
и устройства для подбора листов в пачку; сортировальное оборудование для раскладки и распределения
корреспонденции по ячейкам получателей; конвертовскрыватели и резальные устройства для обрезки кромок
конвертов, листовых материалов, печатной продукции; склеивающие устройства для заклеивания конвертов и
склеивания корешков бумажных листов; скрепляющие устройства для прошивки пачек листов и документов
металлическими скобами, для связки пачек корреспонденции; дыроколы и сверлильные машины для получения
отверстий в отдельных документах и их пачках, сшиватели документов (ручные и электрифицированные) и
папки-скоросшиватели; средства консервации документов путем нанесения прозрачных защитных покрытий на
поверхность часто используемых документов – ламинаторы для покрытия пластикатной пленкой, лакокрасочные
станки, окантовочные машины для повышения стойкости документа путем наклеивания на его края бумажной
ленты или пластикатной пленки; адресовальные, штемпелевальные и маркировальные машины и устройства,
автоматические нумераторы с переменными индексами для нанесения адресов постоянных корреспондентов и
типовых фраз, печати этикеток, нумерации и датирования регистрируемых документов; машины и оборудование
для уничтожения документов путем механического размельчения (разрезания на мелкие полоски) или
переработки в брикеты.
Совместное использование и агрегатирование такого оборудования существенно снижает трудоемкость
обработки документов и позволяет организовать соответствующий технологический процесс на основе
автоматических или полуавтоматических устройств, выполняющих отдельные технологические операции.
Например, обработка исходящей документации включает в себя последовательность следующих операций:
фальцевание отправляемых документов → укладка их в конверты → заклеивание конвертов → адресация →
маркирование → упаковка подготовленных конвертов → отправка корреспонденции. Все эти операции могут
выполняться с помощью рассмотренного оборудования.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов позволяют организовать хранение
документов в различных службах и подразделениях учреждений и организаций, обеспечивают быстрый доступ к
необходимым документам, их доставку абонентам-получателям и организацию документооборота.
Внутрипроизводственная связь создается с помощью средств и систем вызывной и аварийной
сигнализации, акустической (административной, директорской, диспетчерской), телевизионной (промышленные
телевизионные установки) и других видов связи.
В настоящее время наблюдается процесс интеграции средств оргтехники, проявляющийся в их
агрегатировании друг с другом и в слиянии с другими ТСИ, прежде всего средствами вычислительной техники и
связи. Это позволяет комплексно решать задачи автоматизации труда административно-управлен-ческого
персонала, инженерно-технических и научных работников, создавать для них автоматизированные рабочие
места, переходить к организации электронных бюро и центров машинной обработки документальной
информации. Такой процесс наметился в середине 70-х годов в США, когда появились электронные почты,
крупнейшие банки перешли на электронное обслуживание, расширилось "электронное паломничество" (конторские
и другие работники на дому выполняют задания фирм) и т.д.
Поэтому в данной главе рассмотрим основные традиционные средства оргтехники и возможности
повышения уровня их автоматизации, пути дальнейшего совершенствования.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 24
- 25
- 26
- 27
- 28
- …
- следующая ›
- последняя »
