Технические средства информатизации. Артемов А.П. - 28 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТГТУ | Тамбов

Составители: 

Рубрика: 

применяются читальные и читально-копировальные аппараты, обеспечивающие увеличенное изображение и
копирование микрокопии.
Различают следующие виды микрофильмов:
• рулонные микрофильмы с последовательным покадровым размещением копий документов,
отличаются компактностью, простотой и высокой скоростью изготовления; недостаток–трудность поиска
необходимого кадра;
• микрофиши с размещением кадров на форматной диазо-пленке, имеют поисковый адрес, что позволяет
создавать автоматизированные хранилища;
• микрокарты – в отличие от микрофишей изготовляются на непрозрачной основе (обычной или
фотобумаге) путем контактного копирования, содержат определенное число кадров, объединенных общим
содержанием;
• апертурные карты с размещением кадра в поле перфокарты, что дает возможность применять для
поиска сортировальные машины комплекта ПВК или специальные механизмы.
5.4 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Организация хранения документов – важное звено в повышении производительности и эффективности
управленческого труда. Используемые для этих целей средства оргтехники должны обеспечивать удобство
хранения и быстроту поиска необходимых документов при достаточной вместимости и ограниченной площади
хранилищ.
Для хранения документов в разных подразделениях предприятий и учреждений в соответствии с ГОСТ
21494–76 применяются:
• скоросшиватели и папки, причем наиболее рациональным является подвесное хранение с размещением
блока папок в ящике письменного стола, сокращающее время поиска документов;
• шкафы с вертикальным, горизонтальным или подвесным хранением документов, с автоматической
подачей полок в рабочую зону оператора, с регулируемым микроклиматом. Для указания порядка размещения
папок на их корешки наклеивают цветные полоски бумаги (индикаторы) разной высоты, образующие
непрерывную наклонную линию, а цвет индикатора определяет принадлежность определенной полке (секции);
• стеллажи разных типов и конструкций, стационарные и передвижные (с ручным или электрическим
средством передвижения), с вращающимися полками для документов;
• сейфы для документов.
Особую группу средств хранения документов образуют картотечные устройства, носителем информации в
которых являются карты (карточки) стандартных форматов. В поле карты размещается хранимая информация, а
края используются для нанесения кодовых признаков. Картотечные устройства делятся на следующие группы:
¾ ящичные – с размещением и хранением картотеки в ящике;
¾ контрольные – с ячейками для контроля исполнения документов;
¾ каркасные – с откидывающимися и (или) перемещающимися стенками;
¾ плоские – с горизонтальным размещением сдвинутых относительно друг друга карточек в ступенчатом
порядке и нанесением на выступающий край карточки обозначений с помощью индикаторов (выполняются в
виде папок или секционированных шкафов);
¾ вращающиеся – с возможностью перемещения карт по кругу (вертикальные и горизонтальные),
отличаются удобством обзора и доступа;
¾ немеханизированные – с ручной подачей ящиков с карточками в рабочую зону оператора и
механизированные роторного (барабанного) или элеваторного типа с автоматизированной подачей полок с
картами в соответствии с номером, набранным на пульте управления;
¾ стационарные и передвижные;
¾ перфокарточные – на основе специальных видов карт (с краевой и щелевой перфорацией, просветных
карт) с размещением их в произвольном порядке; наибольшее распространение получили карты с краевой
перфорацией.
Картотечные устройства широко применяются для формирования разнообразных картотек на рабочих
местах исполнителей: в библиотеках, бухгалтериях, планово-экономических отделах, канцеляриях,
информационных службах и в других подразделениях.
В последнее время активно внедряются информационно-поисковые системы, основанные как на базе
отдельных, так и объединенных в различные сети персональных компьютерах и мощных ЭВМ. Программные
средства – базы данных, часто распределенные. Однако следует иметь ввиду, что даже при наличии
информационно-поисковой системы не отпадает необходимость поддерживать традиционные бумажные
документы.

Страницы