Документоведение и делопроизводство. Фионова Л.Р - 41 стр.

     Все более широкое распространение в настоящее получают
оперативные средства связи, в частности, факсимильная связь. С ее
помощью передаются телефаксограммы (факсы).
     Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата
(телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути
копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы
любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы,
рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются
разновидностью          переписки        между         деловыми       партнерами,
организациями.      Оформление          факса     осуществляется      аналогично
оформлению делового письма.
     Отправитель         факса      должен         подучить       подтверждение
(CONFIRMATION           REPORT)     о    том,    что    информация        дошла   до
получателя, в котором указывается: код фирмы получателя, № телефакса
получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество
полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа
«RESULTS», в которой ставится «ОК» (О-Key) если сообщение
подучено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои
во время получения факса.
     Если      полученные      факсы      имеют        важную    информацию       и
предназначены      для    длительного         использования,     их   необходимо
скопировать,     т.к.    факсовая       бумага    недолговечна.       В     дорогих
факсимильных       аппаратах      при     использовании         обычной      бумаги
копирование необязательно. Пример оформления факса приведен в
приложении Б.
     Большая часть коммерческой переписки хранится 5 лет (статьи
158, 12, 223"Перечня документов с указанием сроков хранения") и
передаче на архивное хранение не подлежит.




                                         41