Документационное обеспечение управления - 3 стр.

                                   Введение

        Компьютерные технологии составляют сегодня неотъемлемую часть
управленческой деятельности. Практически все работники сферы управления в
учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах используют в своей ра-
боте компьютеры, но далеко не все имеют полное представление о возможно-
стях современных компьютерных технологий, умеют максимально их исполь-
зовать.
        Упрощение и ускорение создания документов, их более качественная
подготовка за счет использования разнообразных баз данных, возможности
хранения и обработки огромных объемов информации, доступа к ним из любой
точки земного шара сделали наше время временем информационной револю-
ции.
        Сегодня компьютер является основным средством создания, редактиро-
вания документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации.
        Внедрение компьютеров в делопроизводство создает новые качествен-
ные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет
поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень науч-
но-технического прогресса, кардинально повысить производительность и каче-
ство управленческого труда.
        Вместо термина «делопроизводство» последнее время все чаще исполь-
зуют «документационное обеспечение управления».
        Т.е. делопроизводство – процесс создания документа и последующей
работы и ним, а документ – это носитель информации.
        Работа с документом всегда требовала больших трудозатрат в связи с
необходимостью перепечатывать страницу или даже весь большой документ в
случае внесения в него незначительных исправлений. Но только появление пер-
сональных ЭВМ произвело кардинальные перемены в процессе подготовки до-
кументов и в делопроизводстве в целом. Компьютер позволил кардинально ре-
формировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее
нормального функционирования.
        Документ многофункционален. Его главное назначение – зафиксировать
информацию, чтобы ее можно было передать на расстояние и использовать во
времени. Поэтому первая задача в сфере управленческого труда, на решение
который был использован персональный компьютер – это создание документов,
т.е. фиксация информации.
        Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится
средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации соз-
даются локальные сети. Коммуникативная функция, т.е. передача документа на
расстоянии – это второе направление использования компьютера.
        Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистриро-
вать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения –
третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.