Документационное обеспечение управления - 5 стр.

      1 Компьютеризация делопроизводства

       Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его тех-
нического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления.
       Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву
занимает место «номер один» на рабочих столах работников сферы управления.
       Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значи-
тельно увеличивается производительность труда, сокращается время обработки
документов и существенно уменьшаются площади служебных помещений,
предназначенных для хранения документов.
       Традиционные бумажные документы считались более надежным сред-
ством хранения информации, чем электронные. Практика показала, что при
электронном хранении документа происходит меньше потерь.
       Существует множество программ для составления и редактирования до-
кументов. Такие программы называются текстовыми редакторами или тексто-
выми процессорами.
       Составление документа в текстовом редакторе можно производить с ис-
пользованием «трафаретов» документов разных видов, заранее введенных в
память ПК. В качестве «трафарета» может применяться бланк конкретного до-
кумента. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения
переменными данными, то процесс подготовки документов значительно упро-
щается.
       Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе
текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют
обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их ис-
правления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные
ошибки в документах.
       Словарь синонимов поможет найти синоним для слова, выделенного
курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это
слово повторялось в тексте слишком часто.
       Электронный документ, как и традиционный, должен иметь все необхо-
димые реквизиты: наименование организации, дату, регистрационный номер,
должность и фамилию лица, подписавшего документ.