Документационное обеспечение управления - 7 стр.

       После этого в случае полной готовности документа осуществляется его
печать, а при необходимости его последующей доработки или хранения - за-
пись в виде файла в долговременной памяти компьютера на накопителях ин-
формации.

      2.1 Композиционная структура текста документов

       Размещение в составе документа его компонентов (прежде всего тексто-
вых) определяет его композиционную структуру. Для большинства управлен-
ческих документов, относимых к организационно-распорядительным, она оп-
ределяется требованиями соответствующего стандарта. Эти документы, как
правило, имеют небольшой объем и размещаются на 1-2 страницах, а размеще-
ние и оформление их компонентов достаточно четко определено. Но существу-
ет довольно много документов большого объема.
       Выделяют следующие структурные компоненты текста:
       • часть;
       • раздел;
       • подраздел;
       • пункт;
       • подпункт;
       • абзац.
       При этом разделы являются компонентами части, подразделы компонен-
тами раздела или части, пункты компонентами подраздела, подпункты - ком-
понентами пункта. Все эти элементы текста должны иметь заголовки для их
идентификации в документе и для оформления соответствующего указателя
(содержания).
       Число компонентов текста одной ступени должно соответствовать воз-
можностям восприятия и запоминания человека, в соответствии с которыми
максимально их должно быть не более 5-9.
       Заголовки компонентов текста содержат нумерационную (литерацион-
ную) и тематическую составляющие.
       Нумерация заголовков необходима для облегчения внутритекстовых
ссылок на подразделы и лучшего разграничения компонентов различных сту-
пеней структуры. Для нумерационного обозначения заголовков применяется
сквозная нумерация по всему документу. Также можно использовать индекса-
ционную систему нумерации (у каждого заголовка ставят цифровой индекс, со-
стоящий из индекса старшего по уровню заголовка и отделенного от него точ-
кой порядкового номера данного заголовка: так, 2.3.5 означает пункт 5 подраз-
дела 3 раздела 2).
       Тематическая часть заголовка кратко (одним лаконичным предложени-
ем) определяет содержание определяемого компонента текста.
       Абзац представляет собой самую мелкую структурно-композиционную
единицу текста документа, обозначаемую либо отступом его первой строки,
либо неполной длиной его последней строки.