Документационное обеспечение управления. Методические указания. Кривошеева Н.А. - 4 стр.

      1 Общая характеристика служебной переписки

       Переписка - обобщенное название различных по содержанию докумен-
тов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма,
электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информацион-
ный обмен между организациями. Переписка пользуется для реализации ин-
формационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоя-
щими в отношениях соподчинения.
       Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нор-
мативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений
граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уве-
домление, согласие, претензия, напоминание, звание, разъяснение, подтвер-
ждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.
       Для осуществления информационного обмена в управленческой дея-
тельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма,
пересылаемые по почте или факсимильной связью.
       При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться
следующие требования:
       - письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписы-
вается руководителем организации или его заместителями в соответствии с
предоставленной им компетенцией; письмо должно быть составлено грамотно,
аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
       - независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-
деловым стилем, держать объективные сведения о событиях, иметь достаточ-
ную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие
материалы.
       Для переписки используются бланки писем организации, структурных
подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения
используется в том случае, если руководитель структурного подразделения на-
делен правом подписывать письма.
       Бланки для писем могут быть двух форматов - А4 (210х297) или А5
(148х210 мм) в зависимости от размера текста письма.
       Обязательными реквизитами письма являются: наименование организа-
ции-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер,
ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту,
подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о на-
личии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания
и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать. Текст письма
должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по
форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно.
Текст письма не должен допускать различного толкования.
       В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть про-
стым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления