Создание документов с помощью средств текстового процессора MS WORD. Часть 1. Надеева Н.Н - 37 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ПГУ | Пенза

Составители: 

Рубрика: 

37
Электронные архивы
1 Способы создания электронных архивов
Рассмотрим способы создания электронных архивов. Все они имеют право на
существование и ни один нельзя назвать "единственно правильным". Все определяет
конкретно стоящая задача по использованию информации, множество факторов, и,
наконец, "цена вопроса". Способы перечислены согласно их "эволюции", но ни один из
них нельзя назвать "тупиковой ветвью".
1.1 Создание файловых массивов
Этот способ заключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для
документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в
электронный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при
сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более
"объемное" устройство, например, магнитооптическая или DVD — библиотека.
Для упрощения поиска необходимого документа информация "внутри
хранилища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят
пользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам
информации определяются при администрировании разделов устройства хранения.
Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная
простота реализации и обслуживания. Возможно, такой способ целесообразен при
"начальной стадии" накопления информации в электронном виде.
При увеличении числа "единиц хранения" подобного архива рано или поздно
наступит момент, когда число вложенных папок тоже придется увеличивать для
удобства поиска. Далее, число вложенных папок и степень вложенности могут стать
очень большими, и поиск необходимого документа станет долгим и превратится в
проблему.
Приведем пример, иллюстрирующий работу при таком способе создания
системы электронного архива. Читатель пришел в библиотеку, а там ввели режим
самообслуживания. Ему предоставляется возможность самому найти и взять
необходимую книгу. Только вот никакого, хотя бы традиционного карточного каталога
в библиотеке нет. Известно, что необходимая литература присутствует, поэтому,
расталкивая таких же несчастных читателей, он ищет литературу на стеллажах. Иногда
кажется, что цель близка, поскольку существует некая логика — стеллажи имеют свои 
      Электронные архивы
      1 Способы создания электронных архивов
      Рассмотрим способы создания электронных архивов. Все они имеют право на
существование и ни один нельзя назвать "единственно правильным". Все определяет
конкретно стоящая задача по использованию информации, множество факторов, и,
наконец, "цена вопроса". Способы перечислены согласно их "эволюции", но ни один из
них нельзя назвать "тупиковой ветвью".
      1.1 Создание файловых массивов
      Этот способ заключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для
документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в
электронный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при
сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более
"объемное" устройство, например, магнитооптическая или DVD — библиотека.
      Для   упрощения    поиска   необходимого   документа   информация    "внутри
хранилища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят
пользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам
информации определяются при администрировании разделов устройства хранения.
      Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная
простота реализации и обслуживания. Возможно, такой способ целесообразен при
"начальной стадии" накопления информации в электронном виде.
      При увеличении числа "единиц хранения" подобного архива рано или поздно
наступит момент, когда число вложенных папок тоже придется увеличивать для
удобства поиска. Далее, число вложенных папок и степень вложенности могут стать
очень большими, и поиск необходимого документа станет долгим и превратится в
проблему.
      Приведем пример, иллюстрирующий работу при таком способе создания
системы электронного архива. Читатель пришел в библиотеку, а там ввели режим
самообслуживания. Ему предоставляется возможность самому найти и взять
необходимую книгу. Только вот никакого, хотя бы традиционного карточного каталога
в библиотеке нет. Известно, что необходимая литература присутствует, поэтому,
расталкивая таких же несчастных читателей, он ищет литературу на стеллажах. Иногда
кажется, что цель близка, поскольку существует некая логика — стеллажи имеют свои


                                         37

Страницы