Деловое общение стран АТР. Осецкая И.А - 80 стр.

аналитические вопросы, а при появлении новых аспектов обсуждения и направления беседы
рекомендуется задавать переломные вопросы.
       Одним из основных правил ведущего совещания, оратора или просто выступающего
является наблюдение за реакцией слушающих. Можно ли сказать по внешнему виду, интересна
тема разговора для человека или нет? Как определить, говорит ли выступающий правду? Как
проявится внешний момент, когда человек начнет сомневаться в правильности своей позиции? На
все эти вопросы современная психология дает ответы. Мы уже приводили несколько правил
теории мимики и жестов, которыми должен владеть каждый (см. глава 2).

§ 3.3.4. Практические советы и рекомендации по организации деловых совещаний

       Чем выше положение менеджера, тем больше времени он проводит на заседаниях. Даже на
предприятиях, обладающих эффективной организационной структурой, драгоценное время самых
умных руководителей зачастую теряется попусту, так как никто не учился тому, как умело
проводить заседания. Приведем несколько советов, которые, на наш взгляд, помогают
менеджерам экономить свое время.
       Прежде всего, следует начинать с решения главного вопроса: действительно ли стоит
рассматривать данную тему на совещании. В большинстве случаев главное преимущество
заседаний - возможность проведения диалога между его участниками - не может быть
реализовано, поскольку начальник хочет лишь передать информацию и даже не предусматривает
давать ответы на вопросы собравшихся. Если вопрос не требует немедленного решения, лучше
обойтись без проведения совещания. Остается довести до внимания сотрудников важную
информацию либо циркулярным письмом, либо через компьютерную систему в рамках
предприятия. В этом, по-видимому, и состоит один из парадоксов работы на предприятии.
       Как правило, рекомендуется собирать коллектив сотрудников по трем причинам:
• при необходимости принятия коллективного решения вопроса. Нужная для этого информация
    рассылается по нескольким отделам;
• при условии, что решение вопроса имеет значение одновременно для нескольких отделов;
• при условии, что для решения вопроса необходимо воспользоваться различными мнениями
    отдельных групп.
• Во всех случаях целесообразно:
• сообщать участникам заседания его тему, по крайней мере, за два дня до его проведения;
• повестку дня составлять с заранее обусловленным регламентом. Участники в таком случае
    лучше подготовятся по наиболее интересующим их темам;
• ознакомить каждого со списком всех участников совещания, поскольку данный момент также
    оказывает влияние на процесс подготовки собрания.
       Если вы сами председательствуете на совещании, вам не следует забывать о том, кто на
нем принимает участие, какие должности занимают эти люди и что можно ожидать от них. Это
поможет сохранить самообладание и избежать того, чтобы по причине собственного смущения
дискуссия превратилась в бесцельную беседу.
       Председательствуя на собрании, нужно также иметь в виду следующий момент: любое
заседание характеризуется тем, каково его предполагаемое содержание и как оно протекает на
самом деле. Иначе говоря, очень важно владеть механизмом проведения дискуссий. При этом
второй аспект намного сложнее, хотя содержание - смысл совещания. Иногда лучше, чтобы ход
дискуссии контролировал не руководитель, а другой человек, роль которого должна заключаться в
том, чтобы следить за теми, кто уже выступил, а кто еще не имел слова, кто говорит чересчур
долго и заводит беседу в тупик. Другими словами, задача такого председателя не давать
совещанию уходить от темы, обеспечивать дисциплину и регламент.
       Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать
заседание с небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени определяет
успех или неуспех заседания.
       В нем надлежит определить:




                                             81