ВУЗ:
Составители:
Рис. 13 Команда расширенный фильтр отображает бланк запроса
Строка сортировка в бланке запроса применяется для упорядочения информации, отображаемой в
режимах таблицы и формы. Если щелкнуть в этой строке, в правой части поля появляется кнопка со
стрелкой. Нажатие той кнопки открывает список, в котором можно выбрать сортировку по возраста-
нию, по убыванию или вообще не сортировать.
Чтобы увидеть результат команды расширенный фильтр, выполните команду применить фильтр в
меню фильтр или нажмите пиктограмму . Происходит немедленный переход в режим таблицы, в
которой приводятся только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Чтобы вернуться к
работе в режиме таблицы или формы с удалением текущего фильтра, нужно нажать на ту же пикто-
грамму , только теперь это означает удаление фильтра.
Отчеты применяются в Access для отображения информации из базы данных, причем внешний вид
отчетов предназначен для их последующей выдачи на печать (обычно при работе с базой данных на мо-
ниторе лучше пользоваться формами). К категории отчетов в Access относятся и несколько других эле-
ментов, включая наклейки (создаваемые Мастером наклеек) и диаграммы (создаваемые Мастером диа-
грамм). Они, как и более традиционные отчеты, берут информацию из полей таблиц базы данных, после
чего организуют и обобщают ее в удобном для пользователя виде.
Самый простой способ создания отчетов в Access заключается в использовании Мастера отчетов.
Однако, созданный Мастером отчет редко оказывается идеальным и может возникнуть необходимость в
конструировании нестандартного отчета. В этом пособии мы коснемся только первого этапа создания
отчета.
Стандартные отчеты делятся на две разновидности – столбцовые и ленточные. Столбцовый отчет
больше напоминает стандартную форму. Каждое поле выводится в отдельной строке, в которой слева
расположено его название, а справа – содержимое. В зависимости от количества полей в базе, каждая
запись может располагаться на отдельном листе бумаги или растянуться на несколько листов, хотя ино-
гда удается сгруппировать несколько данных на одном листе. Ленточный отчет отличается таким спо-
собом организации информации, при котором каждое поле расположено в отдельном столбце, а каждая
запись представляется одной строкой. На различных уровнях этой структуры могут находиться итого-
вые значения (промежуточные суммы, средние значения и т.п.). Ленточный отчет в большей степени напо-
минает стандартные формы различных деловых отчетов.
Самый простой способ приступить к созданию нового отчета, по аналогии с другими объектами
Access – перейти в окно базы данных, выбрать вкладку отчеты и нажать кнопку создать. Создавать
отчет можно либо с помощью Конструктора, либо с помощью Мастера отчетов, либо с помощью одного
из двух Автоотчетов – столбцового или ленточного. Преимущество Автоотчета состоит в том, что вы
просто указываете таблицу для построения отчета, а Access сразу создает готовый отчет – при этом во
время его создания вы не сможете изменить никаких параметров или настроек. Все же, в общем случае,
желательно контролировать этот процесс и пользоваться Мастером отчетов.
В первом окне Мастера отчетов необходимо указать поля, которые войдут в отчет, причем вы мо-
жете выбрать их из нескольких таблиц. Чтобы обратиться к полям из различных источников, достаточ-
но выбрать их из раскрывающегося списка таблицы/запросы. В нем перечислены все таблицы и запро-
сы, которые существуют в вашей базе данных. Мастер отчетов позволяет также группировать данные,
вычислять итоговые значения, менять макет и стиль отчета.
8 ЗАДАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ
