Информационные технологии: Электронный учебник. Рагулин П.Г. - 123 стр.

     Особенность работы офиса заключается в том, что он является не только источником
конечных информационных услуг, но и источником решений, регламентирующих поведение
людей или распределение материальных ресурсов.
      Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для кли-
ента, дадим следующее определение офиса.
        Офис — это информационное предприятие (часто пользующееся правом юридиче-
     ского лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

     Использование компьютерной и иной организационной техники в офисе прошло не-
сколько этапов:
     ƒ традиционный офис;
     ƒ производственный офис;
     ƒ электронный офис.
       Традиционный офис — это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно
     широким кругом обязанностей.

      Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, пе-
чать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддер-
жание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по те-
лефону, работу за терминалом.
        Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы,
     ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудни-
     ков.

     В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании круп-
ных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных и проч.
        Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в
     офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций
     предшествующих форм деятельности.

     К основным функциям и средствам электронного офиса относятся:
     ƒ прием документов, их контроль и оформление;
     ƒ обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге;
     ƒ дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта;
     ƒ персональная обработка данных;
     ƒ составление документов и их размножение;
     ƒ обмен информацией между базами данных;
     ƒ автоматизация контроля за документоведением;
     ƒ организация электронного документооборота;
     ƒ информационная поддержка принятия решения;
     ƒ работа с автоматизированными информационными системами;
     ƒ участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др.
      Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и компьютерным сетям увеличи-
вает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахо-
ждения в одном помещении.
     Цель и характер деятельности организации определяют его информационную систему,
а также вид перерабатываемого и производимого информационного продукта.

                                          123