Профессиональная этика. Скворцова В.Н. - 103 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

103
· Письмо-просьба имеет своей целью выражение просьбы.
Просьба формулируется кратко и точно. Непременно подчеркните лич-
ную заинтересованность и заранее поблагодарите за ее исполнение.
· Письмо-извещение посылается из вежливости (благодарность,
выражение готовности к сотрудничеству и т. п.) или же в качестве
вполне определенного информационного сообщения. Под таким пись-
мом достаточно подписи референта или секретаря.
· Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не
удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта
своевременно получить желаемый результат. Его цель – тактично на-
помнить о необходимости выполнить взятые обязательства.
· Письмо-подтверждение чаще всего является гарантией данных
ранее обещаний или уже оговоренных условий. Иногда оно служит под-
тверждением своевременного получения документов, материальных
ценностей, договорных бумаг.
· Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь
явно выраженного характера. Это как бы официальное предупреждение.
В нем должны содержаться следующие данные: основания для предъяв-
ления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны,
предъявляющей претензии (замена некачественной продукции, уценка,
возмещение убытков и т. п.).
· Письмо-отказ – это ответ на претензию потребителя или парт-
нера. Правильно написанное, оно помогает, несмотря на отказ, поддер-
живать нормальные отношения с клиентом. Начало письма должно со-
держать нейтральный комментарий, в котором вы перечисляете то,
с чем согласны. Затем идет объяснение причин отказа. Концовка долж-
на быть позитивной, следует выразить готовность к продолжению со-
трудничества.
· Письмо-извинение. Обычно такое письмо содержит изложение
причин, по которым внезапно что-то срывается: важная встреча, заклю-
чение договора, поставка и т. п. В ряде случаев такое письмо отправля-
ется после уведомления по телефону.
· Гарантийное письмо является особой формой письма и на-
правляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т. п. Заканчи-
вается письмо фразой «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет (ука-
зываются полные банковские реквизиты)» и обязательно имеет две под-
писи: руководителя и главного бухгалтера.
· Циркулярные письма. Их цель – довести информацию одного
и того же содержания в несколько адресов (например, дочерним фир-
мам, филиалам). Рассылаются такие письма за подписью руководителя

Страницы