ВУЗ:
Составители:
Рубрика:
5. Введите необходимые выражения в качестве условий отбора полей. Щелкните на кнопке Сохранить панели инстру-
ментов мастера запросов. Введите имя формы в текстовое поле Имя запроса окна диалога Сохранение и щелкните на кноп-
ке ОК.
Создание запроса с помощью мастера. Мастер запросов предлагает новичкам быстрый способ создания запросов, од-
нако большая гибкость достигается в режиме конструктора.
1. На вкладке Запросы окна базы данных выберите вариант Создание запроса с помощью мастера. Или же щелкните
на кнопке Создать, а затем выберите вариант Простой запрос.
2. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу или запрос.
3. Дважды щелкните на тех полях, которые должны содержаться в запросе.
Для добавления всех необходимых полей повторяйте шаги 2 и 3. Затем щелкните на кнопке Далее.
4. Если нужно отобразить все записи, щелкните на переключателе Подробный.
Для вывода только общей информации о записях, такой, как их суммарное количество, щелкните на переключателе
Итоговый и на кнопке Итоги, после чего укажите, какие итоговые значения необходимо вычислять, и щелкните на кнопке
ОК.
5. На следующих шагах работы мастера настройте параметры группировки записей и введите имя запроса. Окончив на-
стройку, щелкните на кнопке Готово. Сохраните и закройте запрос.
5.4. ОТЧЕТЫ
Отчет – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Как правило, для формирова-
ния отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой,
условиями отбора (любая операция необязательна). Далее, по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проекти-
руют отчет, который позволяет:
– представить данные в удобной для чтения и анализа форме;
– сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;
– включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).
Создание отчета с помощью Автоотчета. Быстрее всего отчет создается с помощью инструмента Автоотчет. Если
щелкнуть на кнопке Создать на вкладке Отчеты, пользователю станут доступны две модификации этого инструмента: Ав-
тоотчет: в столбец и Автоотчет: ленточный. Отчет типа «в столбец» выводит записи по одной в строке, а ленточный отчет
отображает каждое поле записи на отдельной строке рядом с подписью. Отчет в столбец намного более распространен, чем лен-
точный.
1. Перейдите на вкладку Отчеты окна базы данных и щелкните на кнопке Создать.
2. В окне диалога Новый отчет в поле со списком выберите в качестве источника данных отчета таблицу или запрос.
3. Дважды щелкните на строке Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. Access сформирует отчет, располо-
жит в нем все необходимые поля и выведет его на экран в режиме предварительного просмотра.
4. Чтобы изменить структуру отчета, перейдите в режим конструктора. Чтобы сохранить отчет, выберите команду Со-
хранить меню Файл.
Создание отчета с помощью конструктора. В редких случаях может оказаться необходимым создать отчет непосред-
ственно в режиме конструктора на основе пустого бланка. Однако, поскольку процесс добавления элементов управления
достаточно утомителен, удобнее сформировать автоотчет, а затем удалить ненужные элементы. Альтернативным способом
является использование мастера отчетов. Если нужно сделать отчет с небольшим числом элементов управления или если он
должен содержать только подчиненные отчеты, воспользуйтесь конструктором отчетов.
1. Щелкните в окне базы данных на ярлычке Отчеты, потом выберите вариант Создание отчета в режиме конструк-
тора. Или же щелкните на кнопке Создать, а затем в окне диалога Новый отчет выберите вариант Конструктор.
2. Если вы собираетесь использовать в качестве источника данных таблицу или запрос, выберите соответствующий
объект в списке окна диалога Новый отчет. Если отчет используется только как оболочка для серии подчиненных отчетов,
оставьте поле источника данных пустым.
3. Дважды щелкните на пункте Конструктор. Access откроет бланк отчета в режиме конструктора.
4. Добавьте надписи, текстовые поля и другие элементы управления.
5. Щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов Конструктор отчетов или выберите команду Сохранить ме-
ню Файл, после чего в окне диалога Сохранение введите имя нового отчета и щелкните на кнопке ОК.
Создание отчета с помощью мастера отчетов. Мастер отчетов предоставляет пользователю максимальную гибкость в
процессе создания отчетов. Здесь можно указать, какие поля из одной или нескольких таблиц или запросов должны быть
внесены в отчет, как группировать и сортировать данные. При необходимости пользователь может добавить итоговые поля,
а также настроить стиль и оформление отчета. Выполнение тех же операций в режиме конструктора намного более трудоем-
ко. Однако, если нужно создать совсем простенький отчет, стоит воспользоваться инструментом Автоотчет.
Действия мастера отчетов и доступные в нем параметры динамически изменяются в соответствии с вариантами, ука-
занными пользователем на предыдущих шагах.
1. В окне базы данных щелкните на ярлычке Отчеты, потом выберите вариант Создание отчета с помощью мастера.
Или же щелкните на кнопке Создать, а затем выберите вариант Мастер отчетов.
2. В раскрывающемся окне Создание отчетов выберите таблицу или запрос в качестве источника данных. В списке
Доступные поля дважды щелкните на тех полях, которые должны отображаться в отчете. Переключайтесь с помощью спи-
ска Таблицы и запросы на любые связанные с основной таблицы и добавляйте дополнительные поля. Затем щелкните на
кнопке Далее.
Если на экране появилось сообщение об ошибке, информирующее о наличии в отчете полей из несвязанных таблиц, дважды
щелкните в списке Выбранные поля на ошибочно добавленных полях для того, чтобы удалить их.
