ВУЗ:
Составители:
Создать новый запрос можно либо с помощью мастера Создание простых запросов, либо в окне
конструктора запросов. Оба эти способа достаточно просты, однако мастер Создание простых запросов
выполняет пошаговое формирование запроса. Мастер позволяет настроить дополнительные параметры.
Создание запроса на выборку с помощью конструктора потребует следующих операций.
1 Щелкните на ярлычке Запросы в окне базы данных, затем щелкните на кнопке Создать. В окне
диалога Новый запрос выберите вариант Конструктор, после чего в окне диалога Добавление таблицы
дважды щелкните на именах нужных таблиц, а затем на кнопке Закрыть.
При добавлении связанных таблиц Access автоматически создает линию объединения между этими
таблицами.
Чтобы создать связь между двумя таблицами, перетащите ключевое поле родительской таблицы на
связываемое поле дочерней таблицы.
2 В списках полей таблиц дважды щелкните на тех полях, которые нужно использовать в качестве
элементов запроса.
3 В столбцах всех полей, которые нужно сортировать, щелкните на строке Сортировка и выберите
вариант По возрастанию или По убыванию.
Поля сортируются в указанном порядке справа налево. Самое левое сортируемое поле является
ключевым полем сортировки. Чтобы изменить порядок расположения полей, перетащите заголовки
столбцов.
4 Если какие-либо поля запроса должны быть скрыты, сбросьте для них флажки в строке Вывод на
экран.
Такие поля будут использоваться в запросе, но не будут отображаться на экране.
5 Введите необходимые выражения в качестве условий отбора полей. Щелкните на кнопке Сохра-
нить панели инструментов мастера запросов. Введите имя формы в текстовое поле Имя запроса окна
диалога Сохранить объект и щелкните на кнопке ОК.
5.7.8 ОТЧЕТЫ В ACCESS
Отчет – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Как пра-
вило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с вклю-
чением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция необязательна). Далее,
по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:
– представить данные в удобной для чтения и анализа форме;
– сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;
– включить в отчет и напечатать графические объекты (например, объекты OLE – рисунки, фото-
графии, диаграммы).
Быстрее всего отчет создается с помощью инструмента Автоотчет. Если щелкнуть на кнопке Создать
на вкладке Отчеты, пользователю станут доступны две модификации этого инструмента: Автоотчет:
в столбец и Автоотчет: ленточный. Отчет типа "в столбец" выводит записи по одной в строке, а лен-
точный отчет отображает каждое поле записи на отдельной строке рядом с подписью. Отчет в стол-
бец намного более распространен, чем ленточный отчет.
В редких случаях может оказаться необходимым создать отчет непосредственно в режиме конст-
руктора на основе пустого бланка. Однако, поскольку процесс добавления элементов управления доста-
точно утомителен, удобнее сформировать автоотчет, а затем удалить ненужные элементы. Альтерна-
тивным способом является использование мастера отчетов. Если нужно сделать отчет с небольшим
числом элементов управления или если он должен содержать только подчиненные отчеты, воспользуй-
тесь конструктором отчетов.
Действия при работе с инструментом Автотчет следующие.
1 Перейдите на вкладку Отчеты окна базы данных и щелкните на кнопке Создать.
2 В окне диалога Новый отчет в поле со списком выберите в качестве источника данных отчета
таблицу или запрос.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 54
- 55
- 56
- 57
- 58
- …
- следующая ›
- последняя »
