Правовые информационные системы. Терехов А.В - 11 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТГТУ | Тамбов

Составители: 

Рубрика: 

2) описать вычисляемые поля, то есть поля, значения которых являются функциями значений существующих полей;
3) описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединить группу
записей с одним и тем же кодом клиента в одну и просуммировать стоимость заказанной им продукции);
4) указать условие отбора, то есть сформулировать логическое выражение, которое позволит включить в выборку только запи-
си, удовлет-воряющие какому-то условию.
Для создания произвольного запроса используется универсальный язык SQL. Однако в реальности пользо-
ваться этим языком могут только специалисты (или очень грамотные пользователи). А для обычных пользова-
телей разработчики предложили упрощенный механизм создания запроса, называемый QBE (Query By Example
– Запрос по образцу). Вам предлагают бланк QBE – некую модель, заготовку запроса, и на этом бланке, пользу-
ясь определенными соглашениями, вы сообщаете системе о своих планах: помечаете поля, вводите выражения,
значения и т.п. На основании заполненного вами бланка система сама выполняет запрос.
Создать новый запрос можно либо с помощью мастера Создание простых запросов, либо в окне конст-
руктора запросов. Оба эти способа достаточно просты, однако мастер Создание простых запросов выполняет
пошаговое формирование запроса. Мастер позволяет настроить дополнительные параметры.
Создание запроса на выборку с помощью конструктора потребует следующих операций:
1. Щелкните на ярлычке Запросы в окне базы данных, затем щелкните на кнопке Создать. В окне диалога
Новый запрос выберите вариант Конструктор,
после чего в окне диалога Добавление таблицы дважды щелк-
ните на именах нужных таблиц, а затем на кнопке Закрыть.
При добавлении связанных таблиц Access автоматически создает линию объединения между этими таблицами.
Чтобы создать связь между двумя таблицами, перетащите ключевое поле родительской таблицы на связываемое поле дочерней
таблицы.
2. В списках полей таблиц дважды щелкните на тех полях, которые нужно использовать в качестве эле-
ментов запроса.
3. В столбцах всех полей, которые нужно сортировать, щелкните на строке Сортировка и выберите вариант
По возрастанию или По убыванию.
Поля сортируются в указанном порядке справа налево. Самое левое сортируемое поле является ключевым полем сортировки.
Чтобы изменить порядок расположения полей, перетащите заголовки столбцов.
4. Если какие-либо поля запроса должны быть скрыты, сбросьте для них флажки в строке Вывод на экран.
Такие поля будут использоваться в запросе, но не будут отображаться на экране.
5. Введите необходимые выражения в качестве условий отбора полей. Щелкните на кнопке Сохранить па-
нели инструментов мастера запросов. Введите имя формы в текстовое поле Имя запроса окна диалога Сохра-
нить объект
и щелкните на кнопке ОК.
2.7. ОТЧЕТЫ В ACCESS
Отчет – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Как правило,
для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычис-
ляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция необязательна). Далее, по общим правилам
MS Access, на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:
– представить данные в удобной для чтения и анализа форме;
– сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;
– включить в отчет и напечатать графические объекты (например, объекты OLE – рисунки, фотографии,
диаграммы).
Быстрее всего отчет создается с помощью инструмента Автоотчет. Если щелкнуть на кнопке Создать на вкладке Отчеты,
пользователю станут доступны две модификации этого инструмента: Автоотчет: в столбец и Автоотчет: ленточный. Отчет типа
«в столбец» выводит записи по одной в строке, а ленточный отчет отображает каждое поле записи на отдельной строке рядом с
подписью. Отчет в столбец намного более распространен, чем ленточный отчет.
В редких случаях может оказаться необходимым создать отчет непосредственно в режиме конструктора на
основе пустого бланка. Однако, поскольку процесс добавления элементов управления достаточно утомителен,
удобнее сформировать автоотчет, а затем удалить ненужные элементы. Альтернативным способом является
использование мастера отчетов. Если нужно сделать отчет с небольшим числом элементов управления или если
он должен содержать только подчиненные отчеты, воспользуйтесь конструктором отчетов.
Действия при работе с инструментом Автоотчет следующие.
1. Перейдите на вкладку Отчеты окна базы данных и щелкните на кнопке Создать.
2. В окне диалога Новый отчет в поле со списком выберите в качестве источника данных отчета таблицу
или запрос.
3. Дважды щелкните на строке Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. Access сформирует от-
чет, расположит в нем все необходимые поля и выведет его на экран в режиме предварительного просмотра.
4. Чтобы изменить структуру отчета, перейдите в режим конструктора. Чтобы сохранить отчет, выберите
команду Сохранить меню Файл.

Страницы