Составители:
Рубрика:
97
дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала
составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при
неэффективном построении документооборота. Все это может сильно
затормозить, а в исключительных случаях – полностью парализовать работу
организации.
Системы электронного документооборота (СЭД) формируют новое
поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами
автоматизации в таких системах являются документы (в
самом широком их
понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и
структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и
их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является
одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая
автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в
рамках единой концепции и единого программного инструментария.
Среди функций средств электронного документооборота выделяют:
• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
• электронный архив документов;
• согласование и утверждение документов;
• контроль исполнения документов и поручений;
• библиотека регламентов управленческих процедур;
• система контроля знаний должностных инструкций и др.
По данным некоторых исследований, средний процент рабочего
времени, которое сотрудники офиса тратят:
• на поиск и ожидание поступления документов – 20%;
• на согласование и утверждение документов – 20%;
• на передачу документов между подразделениями – 10%;
• на подготовку стандартных отчетов о движении документов – 10%.
То есть суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на
рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть
сотрудников
практически все свое рабочее время тратит на эти операции.
Использование СЭД обеспечивает:
• значительное (в несколько десятков раз) снижение времени поиска,
передачи, согласования и рутинной работы с документами;
• параллельное выполнение работ (например, параллельное
согласование);
• непрерывное движение документов, процесс согласования и
утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме
реального времени;
• удаленный доступ к базе данных (отсутствие ключевых
сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с
документами – СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной
работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте);
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 95
- 96
- 97
- 98
- 99
- …
- следующая ›
- последняя »
