Составители:
Рубрика:
94 95
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается
с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить
необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание
о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах,
которые будут приняты при их невыполнении.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко
и уважительно подчеркивают заинтересованность
организации в ее ско-
рейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее
исполнению.
Информационные письма – это разновидность письма-извещения,
своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо
или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно
подписи секретаря.
Письма-приглашения направляются индивидуальному или коллек-
тивному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно
использовать изготовленные типографским
способом трафареты, в ко-
торых свободные места заполняются от руки.
Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или
услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация
о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.
В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию,
определенную долю занимают частные письма. В них
авторы обраща-
ются к руководству организации с различными просьбами, жалобами,
предложениями.
10.3. Общая структура делового письма
Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассмат-
ривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный доку-
мент. Такое письмо может состоять из двух и более страниц.
Любое письмо состоит как бы из трех частей. В
первой приводятся
мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения выше-
стоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для
составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы,
предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый
результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.
Пример структуры письма-просьбы:
1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения
с просьбой.
2. Излагается суть просьбы.
3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.
Письмо не должно занимать более одной страницы формата А4.
На рис. 10.1, 10.2 приводятся макет входящего и образец исходяще-
го деловых писем.
Герб
(или эмблема, товарный знак)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
справочные данные об организации Адресат: Наименование
почтовый адрес, должности
индекс предприятия связи И. О. Фамилия (все в дательном падеже)
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД Название ул., дом № .
Город, почтовый индекс
00.00.00000
№ 00/00-000
на № 00 от 00.00.0000
Заголовок к тексту (отвечает Резолюция:
на вопрос «О чем?», начинается ФИО ответственного лица,
с предлога «О») суть работы, срок исполнения
Подпись руководителя
Дата
Если текст состоит из двух и более абзацев, то его печатают с пятого знака от левого
поля. Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля формуляра.
Текст письма должен
включать три структурных элемента: вводную часть,
излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы,
ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба,
согласие, отказ и пр.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится
перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.
Приложение: на … л., в … экз
.
Подпись:
Наименование должности (подпись) И. О. Фамилия
Визы (приводятся на копии):
Должность (подпись) И. О. Фамилия
Дата
Исполнитель (инициалы, фамилия)
Телефон (000 00 00)
В дело 00/00 (подпись) Идентификатор
Дата электронной
копии документа
Организация
Вх. №___
«__»____20__г.
Отметка
о контроле
Рис. 10.1. Макет входящего делового письма
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 46
- 47
- 48
- 49
- 50
- …
- следующая ›
- последняя »
