Составители:
Рубрика:
92 93
токол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докла-
дов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются
также оперативные совещания.
В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола.
В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется
и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается
председателем и секретарем (прил. 13 и 14).
10. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
10.1. Деловое письмо
и его функции
Деловое письмо – обобщенное название широко применяемого вида
официальных документов, служащих средством общения различных
организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории
деловых писем относится также переписка между частными лицами
и организациями, если ее содержание касается взаимных интересов.
Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов
управленческой документации выделяются в
особую группу докумен-
тов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут
пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, элект-
ронной почты.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего,
это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведе-
ния, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельно-
сти
людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью
письма обеспечивается воздействие на людей для организации и коорди-
нации их деятельности. Письмо несет юридическую функцию, посколь-
ку его содержание используется в качестве свидетельства, доказатель-
ства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Пись-
мо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного
уровня образовательной подготовки, дисциплинирует
исполнителя,
а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управ-
ленческого персонала, поддерживает престиж организации.
Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выра-
жена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом но-
сителе информации (бумага, кино- и фотопленка, магнитные ленты, но-
сители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты
, кар-
триджи, CD-диски и др.). Следует подчеркнуть, что основным носите-
лем деловой информации на сегодня в делопроизводстве является бума-
га. Так, опрос ряда фирм США показал, что в этих фирмах 92 % инфор-
мации хранится на бумаге, а 1% – на дисках.
Письма оформляют на унифицированных бланках с последующим на-
несением на них необходимых
информационных элементов – реквизитов.
10.2. Разновидности деловых писем
По функциональному признаку:
Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организа-
цией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные све-
дения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач, и носят
распорядительный характер.
Письмо-запрос, когда покупатель обращается к продавцу, импорте-
ру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или
услу-
ге, т. е. сформулировать коммерческое предложение.
Гарантийные письма направляются для подтверждения данных ра-
нее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут каче-
ство работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых
помещений и т. д.
Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) друго-
му лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор.
Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия.
Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой
предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя дого-
ворные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации
предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его по-
ставки, упаковки, маркировки, платежа. Они предполагают письмо-ответ.
Сопроводительные письма составляют при отправке
адресату ка-
ких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут
содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам.
Сопроводительное письмо является также средством контроля за движе-
нием документов и материальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения
документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое
изложение содержания документов и перечень материальных ценностей
.
Письма-извещения. Обычно эти письма являются ответом на зап-
рос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 45
- 46
- 47
- 48
- 49
- …
- следующая ›
- последняя »
