Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 45 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

88 89
9.4. Протоколы
Протокол – организационно-распорядительный документ, фикси-
рующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях,
совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях,
когда заседание стенографируется или производится запись его на маг-
нитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Ве-
сти
протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Про-
токол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят
следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование органи-
зации (структурного подразделения), указание вида документа (прото-
кол), дата заседания, номер документа, место заседания, гриф утвержде-
ния (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст,
подписи.
На протоколе проставляется именно дата заседания, а не оконча-
тельного оформления или подписания протокола. В случае, если заседа-
ние продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания
и через тире дата окончания, например, 12–14.03.2008. Номер протокола
является порядковым номером заседаний коллегиального органа в тече-
ние года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоя
-
лось заседание.
Заголовок протокола указывает на вид коллегиальной деятельнос-
ти (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа
в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания тру-
дового коллектива». После оформления заголовочной части приступают
к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: ввод-
ную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствую-
щие и повестка
дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом
«председатель» начинают протокол; печатается текст через два интерва-
ла, после заголовка, прямо от левого поля, с прописной буквы. После
тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется
слово «секретарь». В протоколе заседания постоянно действующего ре-
ального органа присутствующие постоянные члены указываются в ал-
фавитном
порядке. После этого записываются фамилии приглашенных
с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях
с большим числом присутствующих их состав указывается количествен-
но, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается со-
ответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали:
43 чел. (список прилагается).
Далее следует повестка дня. В этой части
протокола перечисляют-
ся вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каж-
дый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»).
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответ-
ствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие
части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти
слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки,
после них
ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня.
Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими поряд-
ковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях ука-
зываются в новой строке абзаца. Содержание выступления излагается от
третьего
лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы)
докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через
тире после фамилии докладчика или выступившего указывается:
«Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После запи-
си каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в по-
рядке поступления.
Например:
Смирнов В. К.: Были
ли приняты меры для ликвидации аварии
на стройке?
Лысиков К. П.: К 8 часам утра следующего дня вода была полнос-
тью откачана и последствия аварии ликвидированы.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня –
запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления).
Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпун-
кты, нумеруемые
арабскими цифрами. Постановляющая часть решений,
как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содер-
жать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результа-
ты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Страницы