Организация, администрирование и управление в социальной работе. Заяц О.В. - 112 стр.

приказы). В приложении к инструкции по делопроизводству для каждого документа должен быть
указан перечень необходимых виз при его оформлении.
        Внешнее согласование (в зависимости от содержания документа) может проводиться с теми
организациями, чьи интересы затрагивает содержание документа — с научно-исследовательскими и
вышестоящими организациями. Оформляется внешнее согласование протоколом обсуждения проекта
документа, справкой или чаще всего грифом согласования.
        Гриф согласования состоит из нескольких частей: слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется
прописными буквами без кавычек, а также из наименования должности (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты.
        Место грифа согласования — также после подписи. Если грифов согласования несколько, они
могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных внешних
согласованиях оформляется отдельный лист согласований.
        При работе с документами большое значение имеет их удостоверение, т.е. подпись, печать,
гриф утверждения.
        Подпись — реквизит любого служебного документа. Под правом подписи понимается
полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от
них документов. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их
компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях, а
также в должностных инструкциях. Руководители и их заместители подписывают приказы и другие
распорядительные документы по учреждению, докладные записки, справки и письма, направляемые
в вышестоящие и равностоящие учреждения. Документы, исходящие из структурного подразделения,
подписывает руководитель. Непосредственные исполнители в пределах своих полномочий
подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки, обзоры, отчеты и т.п.
        На документах, принимаемых коллегиальными органами, должны проставляться две подписи
— председателя и секретаря.
        Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей,
тоже должны иметь две подписи: первую и вторую. Право первой подписи обычно принадлежит
руководителю организации или его заместителю, а право второй — главному (старшему) бухгалтеру
или руководителю финансовой службы.
        На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.
        В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего
документ, личная подпись и расшифровка подписи. Когда документ оформляется на бланке, то в
название должности не должно входить название учреждения. Реквизит «подпись» помещается не
ниже, чем через 2—3 интервала после текста и от нулевого положения табулятора, т.е. прямо от
полей. Если наименование должности длинное и занимает более одной строки, то к нему
применяется правило длины многострочного реквизита — каждая строка не должна быть длиннее 28
знаков, через 1,5 интервала, при этом расшифровка подписи помещается на уровне последней строки
наименования должности. В учебных и научных учреждениях в подписях могут указываться звания и
степени.
        Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь
распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). Подписи
членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей.
        Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы должны стоять перед
фамилией без пробелов. Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на
бланке. Но при оформлении отправки документа нескольким адресатам есть различия: если документ
отправляется в вышестоящие и равные учреждения, то подписывается каждый экземпляр, а если в
подведомственные учреждения, то подписывается первый экземпляр, — он будет подшит в дело, а
отсылаются заверенные копии.
        Печать. Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, которая
свидетельствует их подлинность.
        Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре находится
изображение Государственного герба РФ, а по окружности дается полное наименование учреждения.
Гербовая печать в учреждении только одна. Ее оттиск проставляется на подлинниках документов,
удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.),
а также на договорах, документах, оформляемых при получении денег, товарно-материальных
ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел. Проставление
гербовой печати на документах часто оговаривается в специальных нормативных актах.

                                              113