Организация, администрирование и управление в социальной работе. Заяц О.В. - 111 стр.

проставление резолюции, получение документа и его исполнение. Поэтому дата входит составной
частью в ряд других реквизитов.
        Индекс документа — это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение
документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов (приказов,
протоколов, распоряжений) — это обычный порядковый номер с начала года. В учебных заведениях
нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, с сентября, а не с января. Для
исходящих документов, главным образом писем, индекс складывается из нескольких частей: индекса
структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправляемого
документа) и порядкового номера отправляемого документа.
        Ссылка на индекс и дату входящего документа. Место для этого реквизита отведено только в
бланке письма, так как этот реквизит предполагает переписку, ответ на посланное письмо. Ссылка на
индекс и дату инициативного документа — один из важнейших поисковых признаков, позволяющий
при получении ответного письма определить, в какое структурное подразделение направить его на
исполнение, а также найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот
реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом.
        В настоящее время почти все организации имеют постоянных иностранных корреспондентов.
Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых такие реквизиты, как
название организации и ее адрес, пишутся дважды — на русском и иностранном (чаще всего
английском или французском) языках: слева на русском, справа на иностранном.
        Адресование документов, т.е. указание получателя, которому предназначается документная
информация, пишется на документах, отправляемых в другие организации либо частным лицам, а
также на документах, представляемых руководству (заявлениях, докладных и объяснительных
записках). Адресат — сложный реквизит, он может состоять из нескольких частей:
    • наименование учреждения (организации) — в именительном падеже;
    • наименование структурного подразделения — в именительном падеже;
    • указание должности получателя — в дательном падеже;
    • фамилия и инициалы — в дательном падеже;
    • почтовый адрес.
        Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого
документа. Например, для внутренних документов указывается лишь название структурного
подразделения и руководитель, которому адресован документ, при этом реквизит начинается с
названия должности. При адресовании в сторонние организации с должности следует начинать
адресование только в том случае, если документ направляется непосредственно руководителю
организации. Если документ направляется частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, а
затем фамилия и инициалы, то же самое соблюдается и при направлении документа не постоянному,
а разовому корреспонденту.
        При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается
обобщенно; в любом случае на одном документе не должно указываться одновременно более 4
адресатов.
        При адресовании документов иностранным корреспондентам следует придерживаться
международных почтовых правил. Обычно письма адресуются в организацию или конкретному лицу
без указания должности. Сначала указываются фамилия и инициалы, затем название организации,
номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города, название страны.
        Каждая составная часть реквизита «адресат» должна печататься с новой строки через 1,5
интервала от одного и того же положения табулятора.
        Согласование документа — это предварительная оценка проекта документа, его
обоснованности,     целесообразности     и    своевременности,      соответствия   действующему
законодательству и другим нормативным актам. Поэтому многие документы до подписания
согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями,
учреждениями.
        Внутреннее согласование, т.е. согласование внутри учреждения, проводится, как правило, с
финансовой службой или главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя
учреждения, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Оформляется
внутреннее согласование визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. При
необходимости виза может оформляться более полно: с указанием должности визирующего и
расшифровки его подписи. Место визы на документе ниже подписи и в зависимости от вида
документа — на первом (заявления, докладные записки) или втором/третьем экземпляре (письма,

                                              112