Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме. Арляпова Е.В. - 65 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

65
тов, носит в нерегламентированных письмах менее выраженный харак-
тер, что связано прежде всего с отсутствием жесткой текстовой струк-
туры письма.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на од-
ноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматрива-
ет одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько. Многоаспект-
ное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание од-
новременно. То есть такое письмо содержит однотипные и разнотипные
аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формиру-
ется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением,
приглашением и т. д.
Таким образом, сложность предмета отражается во множестве под-
ходов к его изучению и во множестве классификационных подходов.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида
документа бланке формата А4, если текст не превышает семи строк, то
используют формат А5.
Текст письма строится по следующей схеме:
– приветствие;
– начальная часть (обоснование обращения, в котором указывается
причина составления данного письма);
– основная часть, содержащая новую для адресата информацию;
– детализирующая часть (если требуется привести цифры, факты,
ссылки);
– заключительная часть (обычно комплиментарная, в которой выра-
жаются пожелания адресату или интерес адресанта в поддержании кон-
такта с адресатом);
– подпись.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает
операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации,
куда они адресованы.
К тексту письма предъявляются определенные требования: ясность,
четкость, краткость изложения, так как цель составления и написания
писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма
должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную ин-
формацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому
в письме вопросу. В письмах, как правило, не допускаются рассужде-
ния, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как мно-
гословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути,
основного смысла письма.
Тон письма должен быть нейтральным. Не допускается проявлять
в письмах ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им лично-
стный характер, так как письмо является официальным документом, ис-

Страницы