Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. Бахтеев Ю.Д - 16 стр.

        3 БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА

      Важная роль при создании управленческих документов отводится пра-
вильному и грамотному оформлению ссылок на библиографическое описание
документов и правил их составления: набор элементов описания, последова-
тельность их расположения, наполнения и способ представления каждого эле-
мента, применения условных разделительных знаков. Особенно это актуально
для электронных документов.

     3.1 Общие положения
      Библиографическое описание – совокупность библиографических сведе-
ний (БС) о документе, его составной части или группе документов, приведен-
ных по определенным правилам и необходимых и достаточных для общей ха-
рактеристики и идентификации документа. Источником БС является документ
в целом, в первую очередь те его элементы, которые содержат выходные сведе-
ния. БС в описании указывают в том виде, в каком они даны в документе, или
формулируют их на основе анализа документа. Набор и последовательность
использования источников регламентированы в соответствующих разделах [7].
      Для уточнения имеющихся или получения недостающих БС используют
библиографические пособия, библиотечные каталоги, справочные издания и
прочие источники.
      Библиографическое описание (БО) состоит из элементов, объединенных в
области, и заголовка. Элементы и области располагают в определенной после-
довательности, отдельные из них могут повторяться.
      Элементы описания подразделяют на обязательные и факультативные.
Обязательные элементы обеспечивают идентификацию документа. Их приво-
дит в любом БО при наличии соответствующих сведений в источнике БО. Об-
щий для группы БО обязательный элемент, вынесенный в название раздела или
в заглавие информационного издания, в описании опускают.
      Факультативные элементы дают дополнительную информацию о доку-
менте (его содержании, читательском назначении, иллюстрированном материа-
ле и т.п.). Набор факультативных элементов определяет библиографическое уч-
реждение. Он является постоянным для определенного информационно-
поиского массива (библиотечного каталога, издания и т.д.).
      В БО областям и элементам предшествуют следующие условные раздели-
тельные знаки:
      . - точки и тире;
      . точка;
      , запятая;
      : двоеточие;
      ; точка с запятой;
      / косая черта;
      // две косые черты;
      ( ) круглые скобки;
      [ ] квадратные скобки;