Документоведение и документационное обеспечение управления. Балибардина Г.И. - 49 стр.

     Òåìà 7. ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈß ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒÀ.
                 ÈÍÑÒÐÓÊÖÈß ÏÎ ÄÎÓ


                               Ïëàí:
         1. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà.
         2. Ýòàïû äîêóìåíòîîáîðîòà:
             2.1. Ïðèåì âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ. Ïðåäâàðèòåëüíîå
                  ðàññìîòðåíèå (ðàçìåòêà) ñåêðåòàðåì.
             2.2. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ.
             2.3. Ïåðåäà÷à äîêóìåíòîâ íà ðàññìîòðåíèå ðóêî-
                  âîäèòåëÿ. Ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì.
             2.4. Íàïðàâëåíèå äîêóìåíòîâ íà èñïîëíåíèå.
             2.5. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ.
             2.6. Èñïîëíåíèå äîêóìåíòîâ.

               1. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà
     Íîðìàëüíàÿ ðàáîòà îðãàíèçàöèè âîçìîæíà òîëüêî òîãäà,
êîãäà íåîáõîäèìàÿ èíôîðìàöèÿ, ëþáîé äîêóìåíò ìîãóò áûòü
áûñòðî íàéäåíû. Íè îäèí òðåáóþùèé îòâåòà äîêóìåíò íå äîëæåí
îñòàòüñÿ áåç èñïîëíåíèÿ, íè îäíî ïîðó÷åíèå ðóêîâîäèòåëÿ íå
äîëæíî áûòü çàáûòî. Ýòî ìîæåò áûòü äîñòèãíóòî òîëüêî ïóòåì
ó÷åòà âñåõ äîêóìåíòîâ è êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ.
     Äî íà÷àëà 70-õ ãîäîâ â ó÷ðåæäåíèÿõ ðåãèñòðàöèÿ îñóùåñòâëÿ-
ëàñü ïóòåì çàïèñè ñâåäåíèé î äîêóìåíòå â ñïåöèàëüíûé æóðíàë.
Òàêàÿ ñèñòåìà ïðèâîäèëà ê ìíîãîêðàòíîé ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòà
â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ è çàòðóäíÿëà ïîèñê èíôîðìàöèè î
äîêóìåíòå. Íà ñìåíó æóðíàëüíîé ïðèøëà êàðòî÷íàÿ ñèñòåìà ðåãèñ-
òðàöèè. Íà êàæäûé äîêóìåíò (ïîä êîïèðêó) çàïîëíÿåòñÿ îò 2 äî
5 ýêçåìïëÿðîâ ðåãèñòðàöèîííîé êàðòî÷êè. Òàêàÿ ñèñòåìà ëó÷øå
îáåñïå÷èâàåò ïîèñê äîêóìåíòîâ è êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ. Åå íåäî-
ñòàòêîì ÿâëÿåòñÿ âåäåíèå íåñêîëüêèõ êàðòîòåê è ñîñòàâëåíèå êàð-
òî÷åê â íåîáõîäèìîì êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ. Ðó÷íûå êàðòîòåêè
èìåþò è îãðàíè÷åííûå âîçìîæíîñòè ïîèñêà äîêóìåíòîâ.
     Ñåãîäíÿ ïîâñåìåñòíîå ðàñïðîñòðàíåíèå êîìïüþòåðîâ ïîçâî-
ëÿåò èñïîëüçîâàòü ýëåêòðîííûé âàðèàíò êàðòîòåê — áàçû äàííûõ.
 ïðîñòåéøåì âàðèàíòå áàçà äàííûõ — ýòî òà æå êàðòîòåêà, òîëü-
êî íàõîäÿùàÿñÿ â ïàìÿòè êîìïüþòåðà è ïîçâîëÿþùàÿ èñêàòü äî-
êóìåíò ïî ëþáîìó ïîèñêîâîìó ïðèçíàêó, çàëîæåííîìó ïðè ðå-
ãèñòðàöèè: àâòîðó äîêóìåíòà, èñïîëíèòåëþ, äàòå, íîìåðó è ò. ä.

                                                               49