Документоведение и документационное обеспечение управления. Балибардина Г.И. - 51 стр.

     Ñëóæáà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, êîòîðàÿ ìîæåò áûòü
ïðåäñòàâëåíà â îðãàíèçàöèè êàê ñàìîñòîÿòåëüíûì ïîäðàçäåëåíè-
åì (êàíöåëÿðèÿ, îáùèé îòäåë, ñåêðåòàðèàò), òàê è îòäåëüíûì
ñîòðóäíèêîì (ñåêðåòàðü), âåäåò ýòó ðàáîòó.

             2.1. Ïðèåì âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ.
    Ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå (ðàçìåòêà) ñåêðåòàðåì
     Ê îáðàáîòêå ïðèíèìàþòñÿ òîëüêî ïðàâèëüíî îôîðìëåííûå
äîêóìåíòû, èìåþùèå þðèäè÷åñêóþ ñèëó è ïðèñëàííûå â ïîë-
íîì êîìïëåêòå.  ïðîòèâíîì ñëó÷àå ïðèñëàííûå äîêóìåíòû âîç-
âðàùàþòñÿ àâòîðó ñ ñîîòâåòñòâóþùèì ñîïðîâîäèòåëüíûì ïèñü-
ìîì, ãäå óêàçûâàþòñÿ ïðè÷èíû âîçâðàòà. Íå âñêðûâàþòñÿ è ïå-
ðåäàþòñÿ ïî íàçíà÷åíèþ êîíâåðòû ñ ïîìåòêîé «ËÈ×Íλ è â àäðåñ
îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé.
     Ïðåäâàðèòåëüíî ðàáîòíèê ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñ-
ïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ (ÄÎÓ) ðàññìàòðèâàåò äîêóìåíòû è îïðåäå-
ëÿåò, êàêèå äîêóìåíòû íåîáõîäèìî ïåðåäàòü ðóêîâîäèòåëþ, à
êàêèå ìîæíî ñðàçó ïåðåäàòü äëÿ èñïîëíåíèÿ â îòäåëû. Ðóêîâîäè-
òåëþ ïåðåäàþòñÿ íà ðàññìîòðåíèå íàèáîëåå âàæíûå è ñðî÷íûå
äîêóìåíòû. Ïðè ñîâðåìåííîé îðãàíèçàöèè òðóäà è ðîñòå êâàëè-
ôèêàöèè ñîòðóäíèêîâ êîëè÷åñòâî äîêóìåíòîâ, ïåðåäàâàåìûõ íå-
ïîñðåäñòâåííî èñïîëíèòåëÿì, áóäåò óâåëè÷èâàòüñÿ. Äëÿ ñðàâíå-
íèÿ ìîæíî ïðèâåñòè äâå ñõåìû. Â Ðîññèè ïðèáëèçèòåëüíî 85—
90 % âõîäÿùåé èíôîðìàöèè ðàññìàòðèâàåò ðóêîâîäèòåëü, à â àí-
ãëèéñêîé ôèðìå «Áàôðîñ» ðóêîâîäèòåëü çíàêîìèòñÿ òîëüêî ñ 30 %
äîêóìåíòîâ, îñòàëüíûå 70 % äîêóìåíòîâ ïåðåäàþòñÿ ñðàçó èñ-
ïîëíèòåëÿì.

                2.2. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ
     Âñå ïîäëåæàùèå èñïîëíåíèþ äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ è
çàòåì ïåðåäàþòñÿ ëèáî ðóêîâîäèòåëþ, ëèáî â ñòðóêòóðíûå ïîä-
ðàçäåëåíèÿ.
     Ðåãèñòðàöèÿ íåîáõîäèìà:
     • äëÿ ó÷åòà êîëè÷åñòâà äîêóìåíòîâ;
     • îáåñïå÷åíèÿ ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ, óñòðàíåíèÿ âîçìîæ-
íîñòè ïîòåðü äîêóìåíòîâ;
     • îáåñïå÷åíèÿ âîçìîæíîñòè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ;
     • îáåñïå÷åíèÿ ïîèñêà äîêóìåíòîâ â èíôîðìàöèîííî-ñïðà-
âî÷íûõ öåëÿõ.
                                                           51