Документоведение и документационное обеспечение управления. Балибардина Г.И. - 63 стр.

     Äåëà ìîãóò áûòü óíè÷òîæåíû òîëüêî ïîñëå òîãî, êàê îïèñè
íà äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ çà ñîîòâåòñòâóþùèé ïåðèîä
óòâåðæäåíû è ïåðåäàíû â âåäîìñòâåííûé àðõèâ îðãàíèçàöèè.
     Îïèñè äåë ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêà
õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, à òàêæå àêòû î âûäåëåíèè äåë ê
óíè÷òîæåíèþ ðàññìàòðèâàþòñÿ íà çàñåäàíèè ÝÊ ïðåäïðèÿòèÿ è
ñîãëàñîâûâàþòñÿ ñ âåäîìñòâåííûì àðõèâîì.
       Çàêîí÷åííûå äåëîïðîèçâîäñòâîì äåëà ïîñòîÿííîãî, âðåìåí-
íîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêà õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïîñëå
îêîí÷àíèÿ êàëåíäàðíîãî ãîäà, â êîòîðîì îíè çàâåäåíû, äîëæíû
áûòü ïîäãîòîâëåíû ê ïåðåäà÷å â âåäîìñòâåííûé àðõèâ.
     Ïðåäàðõèâíàÿ ïîäãîòîâêà äåë âêëþ÷àåò äâå ïðîöåäóðû: îôîð-
ìëåíèå è îïèñàíèå äåë.
       Îôîðìëåíèå äåë ïðîèçâîäèòñÿ ëèöîì, îòâåòñòâåííûì çà
ðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè. Ïîëíîå èëè ÷àñòè÷íîå îôîðìëåíèå äåë
ïðîèçâîäèòñÿ â çàâèñèìîñòè îò ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Äåëà
ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ ïîäëåæàò ïîëíîìó îôîðìëåíèþ, âðåìåí-
íîãî — ÷àñòè÷íîìó.
     Ïîëíîå îôîðìëåíèå ïðåäóñìàòðèâàåò:
     • ïåðåãðóïïèðîâêó äîêóìåíòîâ äåëà â ïðÿìîé õðîíîëîãè÷åñ-
êîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ñ ÿíâàðÿ ïî äåêàáðü (âçàìåí îáðàòíîé
õðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè — ñ äåêàáðÿ ïî ÿíâàðü, âîç-
íèêàþùåé ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë â òå÷åíèå ãîäà);
     • íóìåðàöèþ ëèñòîâ â äåëå ÷åðíûì ãðàôèòíûì êàðàíäàøîì
â âåðõíåì ïðàâîì óãëó àðàáñêèìè öèôðàìè;
     • ñîñòàâëåíèå äëÿ íàèáîëåå öåííûõ äåë âíóòðåííåé îïèñè
äîêóìåíòîâ äåëà (ëè÷íûå äåëà è äð.);
     • ñîñòàâëåíèå çàâåðèòåëüíîé íàäïèñè äåëà;
     • ïîäøèâêó äåëà â òâåðäóþ òåìíóþ îáëîæêó èç êàðòîíà íà
4 ïðîêîëà áåç ìåòàëëè÷åñêèõ çàæèìîâ èëè ïåðåïëåò äîêóìåíòîâ äåëà;
     • âíåñåíèå íåîáõîäèìûõ óòî÷íåíèé â ðåêâèçèòû îáëîæêè äåëà:
óòî÷íåíèå íàçâàíèÿ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, åñëè îíî ìåíÿ-
ëîñü, äåëîïðîèçâîäñòâåííîãî èíäåêñà, çàãîëîâêà äåëà, äàòû è äð.
     Íà îáëîæêå äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ óêàçûâàþòñÿ:
íàèìåíîâàíèå ïðåäïðèÿòèÿ, íàèìåíîâàíèå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäå-
ëåíèÿ, èíäåêñ äåëà, íîìåð äåëà, íîìåð òîìà, ÷àñòè, çàãîëîâîê äåëà,
àííîòàöèÿ ê äîêóìåíòàì äåëà (äëÿ îñîáî öåííûõ äîêóìåíòîâ), äàòà,
êîëè÷åñòâî ëèñòîâ, ñðîê õðàíåíèÿ äåëà.
       Ñ öåëüþ ñèñòåìàòèçàöèè è çàêðåïëåíèÿ ïåðå÷íÿ çàãîëîâêîâ
äåë âíóòðè ôîíäà ñîñòàâëÿåòñÿ îïèñü äåë. Îïèñü ÿâëÿåòñÿ ó÷åòíûì

                                                               63