Документоведение и документационное обеспечение управления. Балибардина Г.И. - 64 стр.

äîêóìåíòîì è îñíîâíîé ÷àñòüþ íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àð-
õèâà, îáåñïå÷èâàþùåé îïåðàòèâíûé ïîèñê äîêóìåíòîâ. Îïèñü
ñîñòàâëÿåòñÿ â òðåõ ýêçåìïëÿðàõ: îäèí — ïåðåäàåòñÿ âìåñòå ñ äå-
ëàìè â âåäîìñòâåííûé àðõèâ, âòîðîé — ïðèëàãàåòñÿ â êà÷åñòâå
îñíîâàíèÿ ê ïðîòîêîëó çàñåäàíèÿ ýêñïåðòíîé êîìèññèè, òðåòèé
— îñòàåòñÿ â êà÷åñòâå êîíòðîëüíîãî ýêçåìïëÿðà â àïïàðàòå ïðåä-
ïðèÿòèÿ.
      Íà äåëà ïîñòîÿííîãî, äîëãîâðåìåííîãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ è
ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ñîñòàâëÿþòñÿ îòäåëüíûå îïèñè.
      Ïîìíèòå, ÷òî àðõèâíàÿ îïèñü — «ìàòü âñåõ àðõèâíûõ ñïðà-
âî÷íèêîâ», îñíîâà íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àðõèâà. Àðõèâíàÿ
îïèñü — ïîèñòèíå óíèâåðñàëüíûé ñïðàâî÷íèê, âûïîëíÿþùèé ôóí-
êöèè ðàñêðûòèÿ ñîñòàâà è ñîäåðæàíèÿ äåë, çàêðåïëåíèÿ ñèñòåìà-
òèçàöèè äåë â ôîíäå è ó÷åòà äåë. Àðõèâíàÿ îïèñü ÿâëÿåòñÿ «êëþ-
÷îì» ê ïîèñêó äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, ïîýòîìó ñëåäóåò êàê
ìîæíî áîëåå ÷åòêî, òî÷íî è ïîäðîáíî ðàñêðûâàòü ñîäåðæàíèå äåë,
ñîáëþäàòü ñîñòàâ è ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ýëåìåíòîâ îïèñàíèÿ, ïðà-
âèëà ñîñòàâëåíèÿ çàãîëîâêîâ äåëà. Àðõèâíàÿ îïèñü íàâåðíÿêà ïåðå-
æèâåò ñâîåãî ñîçäàòåëÿ, è åñëè çàãîëîâêè òÿãîòåþò ê òèïîâîìó
ôîðìóëÿðó «ðàçíûå áóìàæêè ïî ðàçíûì âîïðîñàì» — ìíîãèå ïî-
êîëåíèÿ àðõèâèñòîâ è èññëåäîâàòåëåé áóäóò ïîìèíàòü âàøå èìÿ
íåäîáðûì ñëîâîì. Ñ äðóãîé ñòîðîíû, îïèñè, ñîñòàâëåííûå À.Õ. Âî-
ñòîêîâûì, Ï.Ì. Ñòðîåâûì, Í.Â. Êàëà÷îâûì, Ä.ß. Ñàìîêâàñîâûì,
äî ñèõ ïîð ÿâëÿþòñÿ ýòàëîíîì àðõèâèñòîâ.
      Äåëà ïîñòîÿííîãî è äîëãîâðåìåííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ íàõî-
äÿòñÿ â àðõèâå îðãàíèçàöèè 10 ëåò, ïîñëå ÷åãî ïåðåäàþòñÿ íà
ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå; äåëà ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó õðàíÿòñÿ â
àðõèâå îðãàíèçàöèè 75 ëåò.
      Èòàê, íàèáîëåå âàæíûå äîêóìåíòû â äåëàõ ñäàíû íà õðàíå-
íèå â àðõèâ îðãàíèçàöèè ïî îïèñè (ýêçåìïëÿð îïèñè ïîäøèâàåò-
ñÿ ê íîìåíêëàòóðå è àêòó îá óíè÷òîæåíèè); óòðàòèâøèå ñâîþ
çíà÷èìîñòü äîêóìåíòû óíè÷òîæåíû ïî àêòó, à äîêóìåíòû, íåîá-
õîäèìûå äëÿ ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé ðàáîòû, îñòàþòñÿ äëÿ
ðàáîòû â ïîäðàçäåëåíèè. Äåëà ðàñïîëîæåíû ïî ãîäàì, äîïóñêàåò-
ñÿ â îäíîì äåëå ïîäøèâàòü äîêóìåíòû íåñêîëüêèõ ëåò, íî äîêó-
ìåíòû îäíîãî ãîäà äîëæíû áûòü îòäåëåíû ðàçäåëèòåëåì îò äîêó-
ìåíòîâ ñëåäóþùåãî ãîäà. Îíè õðàíÿòñÿ ïåðèîä â ñîîòâåòñòâèè ñ
íîìåíêëàòóðîé è ïðîèçâîäñòâåííîé íåîáõîäèìîñòüþ.


64