Архивоведение. Булюлина Е.В. - 32 стр.

     Èõ ïîÿâëåíèå îáúÿñíÿåòñÿ îðãàíèçàöèåé ðàáîòû ãîñóäàð-
ñòâåííîãî àïïàðàòà, òðåáóþùåé ðàçìíîæåíèÿ è ðàññûëêè äî-
êóìåíòîâ äëÿ ñâåäåíèÿ, ðóêîâîäñòâà, èñïîëíåíèÿ.
      ó÷ðåæäåíèÿõ ñòðóêòóðíûìè ÷àñòÿìè, à òàêæå íèæåñòîÿ-
ùèìè ó÷ðåæäåíèÿìè ñèñòåìû ÷àùå âñåãî ðàçìíîæàþòñÿ è ðàñ-
ñûëàþòñÿ ïîëîæåíèÿ, ïðèêàçû, äèðåêòèâíûå ïèñüìà, èíñò-
ðóêöèè. Ïîäâåäîìñòâåííûå ó÷ðåæäåíèÿ â ñâîþ î÷åðåäü ïîñû-
ëàþò ðóêîâîäÿùåìó îðãàíó ïëàíû, äîêëàäû, îò÷åòû î ñâîåé
ðàáîòå. Ìîãóò áûòü ðàçìíîæåíû è ðàçîñëàíû ïî ñèñòåìå ó÷ðåæ-
äåíèé ïëàíîâûå äîêóìåíòû, ïðîòîêîëû.
     Äîêóìåíòû â ñîçäàâøåé èõ ñòðóêòóðíîé ÷àñòè îñòàâëÿþò-
ñÿ íà õðàíåíèå â ïîäëèííèêàõ, à â òåõ ñòðóêòóðíûõ ÷àñòÿõ,
êóäà îíè â êîïèÿõ ïîñûëàþòñÿ äëÿ ñâåäåíèÿ, óíè÷òîæàþòñÿ.
     Åñëè èçâåñòíî, ÷òî äîêóìåíò äëèòåëüíîå âðåìÿ áóäåò íå-
îáõîäèì â îïåðàòèâíîé äåÿòåëüíîñòè, èëè åñëè äîêóìåíò ïðåä-
ñòàâëÿåò áîëüøóþ öåííîñòü ñ íàó÷íîé è ïðàêòè÷åñêîé òî÷åê
çðåíèÿ (ïå÷àòíûå äîêëàäû, îò÷åòû, ïëàíû), òî öåëåñîîáðàçíî
îñòàâèòü êðîìå ïîäëèííèêà îäèí-äâà ýêçåìïëÿðà êîïèé è ïå-
ðåäàòü èõ â èíòåðåñàõ èñïîëüçîâàíèÿ â íàó÷íî-ñïðàâî÷íûå áèá-
ëèîòåêè àðõèâîâ.
     Âíóòðè ó÷ðåæäåíèé îäíîé ñèñòåìû äóáëåòíûìè ÷àùå âñåãî
áûâàþò ïîñòàíîâëåíèÿ, ïðèêàçû, äèðåêòèâû, óêàçàíèÿ, ðàñ-
ïîðÿæåíèÿ è äðóãèå äîêóìåíòû ðóêîâîäÿùåãî õàðàêòåðà. Îíè
ðàçìíîæàþòñÿ è ðàññûëàþòñÿ ïî âñåé ñèñòåìå ó÷ðåæäåíèé.
Ïðèêàçû âåäîìñòâ îòêëàäûâàþòñÿ â êîïèÿõ âî âñåõ ïîäâåäîì-
ñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèÿõ. Òàêèå äîêóìåíòû ñîõðàíÿþòñÿ â ôîíäàõ
ó÷ðåæäåíèé, ÿâëÿþùèõñÿ èõ àâòîðàìè.
      ôîíäàõ ïîäâåäîìñòâåííûõ ó÷ðåæäåíèé ìàòåðèàëû ìîãóò
áûòü îñòàâëåíû íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå ëèøü â òåõ ñëó÷àÿõ,
êîãäà ñîäåðæàíèå èõ íåïîñðåäñòâåííî çàòðàãèâàåò âîïðîñû äå-
ÿòåëüíîñòè äàííûõ ó÷ðåæäåíèé è íå íàõîäèò äîñòàòî÷íî ïîë-
íîãî îòðàæåíèÿ â äîêóìåíòàõ ýòèõ ó÷ðåæäåíèé.
     Åñëè æå îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû
ïðèñëàíû äëÿ ñâåäåíèÿ, òî îíè âûäåëÿþòñÿ ê óíè÷òîæåíèþ.
     Çíà÷èòåëüíóþ ÷àñòü äóáëåòíîé äîêóìåíòàöèè ñîñòàâëÿþò
äîêóìåíòû ïëàíîâî-îò÷åòíîãî õàðàêòåðà, ïðèñûëàåìûå â âû-
øåñòîÿùèå îðãàíû ïîäâåäîìñòâåííûìè ó÷ðåæäåíèÿìè. Ïëàíî-
âàÿ äîêóìåíòàöèÿ â ñîñòàâå ôîíäîâ âûøåñòîÿùèõ ó÷ðåæäåíèé


32