Работа с базой данных в электронной таблице Microsoft Excel. Черноусова А.М. - 5 стр.

комплексной проверке данных, а также при необходимости коллективного ис-
пользования информации функций электронной таблицы недостаточно для ра-
боты с базой данных.
      Несмотря на отмеченные недостатки электронные таблицы Excel ис-
пользуют для работы с базами данных, однако только в несложных задачах с
небольшими объемами данных.


2.2. Создание базы данных и работа с записями
      Базу данных в электронной таблице Excel рекомендуется размещать на
отдельном рабочем листе. Чтобы сохранить несколько баз данных на одном ра-
бочем листе, нужно указать диапазон ячеек для каждой базы данных, однако
это усложнит работу с ней. Поскольку каждая рабочая книга в Excel может со-
стоять из любого количества листов (вплоть до 255), можно легко управлять
многочисленными базами данных, размещая каждую из них на отдельном лис-
те. По мере увеличения базы данных новые строки будут добавляться в конец
рабочего листа. Если же на листе будут размещены другие данные, не имею-
щие отношение к базе данных, то может возникнуть опасность их уничтожения.
Поэтому не рекомендуется на листе, содержащем базу данных, размещать дру-
гие данные.
      Для создания базы данных необходимо поместить курсор в ячейку верх-
ней части таблицы и ввести в одну строку названия полей. Строка с названиями
полей должна предшествовать списку. Оставлять пустую строку между строкой
с названиями полей и фактическими данными недопустимо. Название каждого
поля должно быть уникальным. В верхней части списка может быть несколько
строк с введенной в них информацией, однако только одна строка будет вос-
приниматься как содержащая названия полей. Название поля не должно пре-
вышать 255 символов, для удобства лучше выбирать короткие названия.
      Дальнейшие шаги по созданию базы данных – это ввод в каждую ячейку
в строке, которая находится непосредственно под строкой с названиями полей,
фактических данных по каждому полю. Необходимо следить, чтобы данные,
вводимые в один столбец, имели одинаковый формат.
      На рисунке 2 приведен пример базы данных "Параметры винчестеров".
      Записи базы данных добавляются и редактируются путем ввода данных
непосредственно в ячейки, а удаляются из базы данных путем их выделения и
выполнения команды Правка|Удалить. Однако более удобно находить и ре-
дактировать данные с помощью формы, которую представляет Excel для ввода
и просмотра данных. Чтобы просмотреть данные на экране с помощью формы,
необходимо поместить рамку выделения в любую ячейку базы данных и вы-
полнить команду Данные|Форма. На экране появится форма с полями базы
данных, показанная на рисунке 3.
      Чтобы добавить новую запись, необходимо щелкнуть в форме по кнопке
Добавить. На экране появится пустая форма, в которой можно вводить данные
в каждое поле.

                                                                           5