ВУЗ:
Составители:
3. Функции поиска документов:
•
реквизитный поиск – задание точных или частичных значений
одного или нескольких известных реквизитов;
•
поиск по форме – задание значений реквизитов непосредст-
венно на форме, соответствующей регистрационной карточке по вы-
бранной номенклатуре дел;
•
полнотекстовый поиск – индексация и последующий поиск по
присоединенным файлам с текстовой информацией;
•
учет морфологии – приведение всех слов к нормальному виду,
как при индексации, так и после введения запроса.
4. Функции вывода документов:
•
генерация отчетов – создание выходных документов в виде
журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и
других форм;
•
средства просмотра и печати отчетов – наличие в системе
встроенных средств для просмотра и печати выходных документов
либо функция их экспорта во внешнее приложение-обработчик;
•
редактор отчетов – возможность задания запросов на выбор
информации из базы данных и создания соответствующей этому за-
просу формы вывода итогового документа.
5. Функции организации защищенного документооборота в сети:
•
разграничение прав доступа – задание пользователю прав на
чтение или модификацию документа;
•
шифрование – хранение и передача документов и информации
о поручениях в зашифрованном виде.
Представим общие сценарии работы системы в виде функцио-
нальных моделей в нотации IDEF0. Рассмотрим поток с входящими
документами (рис. 5.2).
Как видно из рисунка эта работа состоит из пяти процессов:
1. Регистрация. На документе проставляется регистрационный номер.
Работу по регистрации выполняет делопроизводитель или секретарь.
2. Поиск документов. В разработанной информационной системе
поиск может осуществляться как через рубрикатор, так и с использо-
ванием фильтров, интеллектуального и атрибутного поисков.
3. Управление доступом к документу. Доступ к документу может
быть на следующих уровнях: без ограничений, частично секретно,
секретно, совершенно секретно.
4. Формирование поручений по документу. Поручения формиру-
ются руководителем, исполняются сотрудником.
5. Формирование отчетов по входящему документообороту. Они
могут формироваться как руководителем в любой промежуток време-
ни, так и делопроизводителем по плану.
Второй поток документов – это исходящие документы (рис. 5.3).
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 46
- 47
- 48
- 49
- 50
- …
- следующая ›
- последняя »
