Документационное обеспечение управления государственой службой. Фионова Л.Р. - 76 стр.

      По-разному регистрируются повторные и дубликатные обра-
щения. Повторным считается обращение, поступившее от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи
первого документа истек установленный законодательством срок
рассмотрения. Повторное обращение при первичной обработке по-
лучает очередной регистрационный номер и индекс. Однако при ре-
гистрации повторного обращения в самой РКК указываются все при-
знаки и первого документа. На самом повторном обращении в пра-
вом верхнем углу и на РКК делается пометка «Повторно».
      Когда гражданин одно и то же обращение отправляет несколь-
ким организациям, они в конечном итоге переадресовываются и по-
падают в одну организацию, которая решает вопросы по существу.
В этом случае эти документы (дубликатные), попавшие в одну орга-
низацию, должны регистрироваться с индексом первого, например,
В-149/1, В-149/2.
      Заявления и жалобы должны быть возвращены после их разре-
шения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со
всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистраци-
онно-контрольной карточки для централизованного формирования
дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей за-
прещается. Работник, ведущий текущее хранение обращений, фор-
мирует их в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с
обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому
вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е.
каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу.
      Сроки хранения обращений зависят от их содержания. Пред-
ложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содер-
жащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, кор-
рупции должны храниться постоянно (ст. 183 а)1). Обращения лично-
го характера или второстепенного, оперативного характера хранятся
5 лет, а в случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего
рассмотрения (ст. 183 б), в)2). Обращения о проведении митингов,
забастовок и других общественных мероприятий хранятся постоянно
(ст. 9923). Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регист-
рации и контроля обращений граждан хранятся 5 лет (ст. 258).
      Необходимо заметить, что в последнее время внесены измене-
     1
        Перечень типовых управленческих архивных документов, образующих-
ся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само-
управления и организаций, с указанием сроков хранения : утв. Приказом Мин-
культуры РФ от 25.08.2010 № 558, зарег. Минюстом РФ 08.09.2010, регистра-
ционный № 18380.
      2
        Там же.
      3
        Там же.
                                   76