Документоведение и делопроизводство. Фионова Л.Р - 72 стр.

                       Лабораторная работа №4
Документирование деятельности коллегиальных органов
       Цель работы: научиться разрабатывать повестку дня, составлять документы
для проведения собраний (заседаний) коллегиальных органов

                             Теоретическая часть
        В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами,
решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и
информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на
конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и
т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение
собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме
учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).
        Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда
определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в
обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным
вопросам.
        В зависимости от состава участников совещание может быть международным,
всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников
также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки
совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа.
        Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о
необходимости его проведения, обсуждения выносимых на него вопросов и составления
списка предполагаемых участников. Далее определяются время и место проведения
совещания. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют
годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.
        Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не
разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида
деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания.
Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в
кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов
(советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого
одних и тех же залах заседаний. Помещение надо выбрать до составления приглашений,
чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают,
прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено
достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3
стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение,
учитывают возможность применения технических средств и оборудования.



                                        72