Документоведение и делопроизводство. Фионова Л.Р - 74 стр.

         ность    шения                        ления)
        При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой
список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать
одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть
положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при
непосредственной организации работы совещательного органа.
        Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения
совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания
должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий
день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе
оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.
        Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой
приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все участники совещания
являются работниками одной организации, достаточно их оповестить по телефону,
переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения.
Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они
используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.
   Пример приглашения телефонограммой:

       Муниципальный округ Ясенево                  Начальнику РЭУ № 5
           Передал – секретарь                         Е.К. Четкиной
            И.И. Афанасьева                          Принял – секретарь
                                                        А.Г. Фомина
               Тел. 425 00 00                          Тел. 422 0202
                                                        14 ч. 15 мин.
          ТЕЛЕФОНОГРАММА
             00.00.0000 №42
                 Москва

   16.06.2000 в 10 ч. 30 мин. В помещении актового зала школы № 151 (Цветочная
   ул., д. 53) состоится совещание представителей РЭУ по вопросу подготовки к
   работе в зимних условиях.




   Супрефект                                                     И.И. Иванов



        В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях,
комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседаниях обычно
рассылается.
        Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций,
составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания о том, кто проводит
совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут


                                         74