Документоведение и делопроизводство. Фионова Л.Р - 73 стр.

        Ha основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается
повестка дня. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке
совещания.
        В таких коллегиальных органах, как коллегии, различные советы и т.д., имеющих
годовые, квартальные и месячные планы работы, при формировании повестки дня
заседания выносятся на обсуждение, как плановые вопросы, так и оперативные по
указанию руководителя.
        При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по
которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти.
Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и
трудоемких к более простым.
        В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии,
инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и
начинаются с предлога "О", "Об" или формулируются в именительном падеже.
        Например:
                                      Повестка дня
     1. О состоянии финансовой дисциплины в ... (учреждениях)... (отрасли).
         Докладчик заместитель директора                                   В.П. Павлов
     2. Об итогах международной деятельности в 1999 г. Управления ...(название
         управления).
         Докладчик: начальник Управления                                   П.В. Толкунов
     3. Подготовка к переходу на новое программное обеспечение.
         Докладчик: заместитель начальника Отдела ... (название отдела)
                                                                           А.О. Крикунов
        Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это
заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список
уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица.
        Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя
обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы,
и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или
имеющие опыт в решении аналогичных проблем.
        Например:
                  Список участников совещания 01.02.2000
Фами-    Какую    Дата и   Подтвер      Согла-    Предпо-     Нужда-       Нуждается       При-
 лия     органи   способ   ждение      сие при-    лагает    ется ли в    ли в билетах    был на
 имя,    зацию       на-   получе-       нять         ли    гостинице     на обратный      засе-
  от-     пред-    прав-   ния при-     участие    высту-                      путь       дание
чество    став-    ления    глаше-     в работе      пить                   (самолет,
          ляет,     при-      ния      (Да/Нет)     (тема                  поезд, дата,
         долж-      гла-     (дата)               выступ-                 номер рейса)

                                           73