Документоведение и делопроизводство. Фионова Л.Р - 77 стр.

глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки,
экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.
        Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения
по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих
решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов
позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить.
Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и
организовать их оформление.
        Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем
за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также
может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.
        Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его
проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских
принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение
информационных материалов для участников совещания также может быть существенной
статьей расхода.
        Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о
гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за
организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим
занимаются административно-хозяйственные службы.
        Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения
совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств
выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях
проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию
отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию.
Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или
организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить
рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность
размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.
        Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые
в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников
совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками,
находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания
также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения
участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.
                         Обслуживание совещаний
        Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть
приглашенные из других городов, то накануне.
        В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается,
еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность

                                         77