Документоведение и делопроизводство. Фионова Л.Р - 79 стр.

        Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в
обратных билетах. При хорошей организации совещания рабочая группа берет на себя
задачу приобретения билетов на обратную дорогу.
        В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых
мероприятиях культурной программы.
        При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы,
размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут
выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что
предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы.
        Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с
участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время
окончания совещания.
        Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии
системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в
зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены
кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д.,
организована продажа литературы.
        Ответственным этапом является документирование совещания, т.е запись
процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ход совещания и после его
окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход
совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.
        Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на
совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и
фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех
выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто
трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на
стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех
выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность
каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или
фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные
работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и
фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно
дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для
наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается
публикация материалов совещания.
        Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их
протоколирование.
                                    Протокол
       Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

                                         79