Организация и технология документационного обеспечения управления. Фионова Л.Р. - 13 стр.

        Необходимость описания правил подготовки кадровых документов
и     включения    отдельного    раздела     в        общую    Инструкцию    по
делопроизводству определяется отсутствием кадрового подразделения
(если фирма небольшая и кадровые документы готовит секретарь или
бухгалтер)
        Выбор     системы   регистрации      документов       (централизованная,
децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей
построения      организации,     степени      оснащенности         техническими
средствами, наличия квалифицированного персонала. В свою очередь
система регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных
разделов 5 – 10 в Инструкции по делопроизводству.
        Если    организация     небольшая,       то    регистрацию     входящих
документов можно организовать после просмотра их руководителем.
Такой порядок экономит время работника, проводящего регистрацию, так
как к журналу он обращается один раз. При этом сразу записываются
данные о самом документе и сведения из резолюции руководителя. но
данный вариант может быть использован при условии неукоснительного
обеспечения сохранности документов руководителем и его постоянного
присутствия на рабочем месте. Последнее весьма проблематично.
        Если в организации существует электронный документооборот,
нужно     продумать    систему      оперативного        хранения     электронных
документов, определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в
организации процент электронной документации невелик, регистрацию
электронных документов следует проводить в обязательном порядке. Для
этого рекомендуется в журнале/карточке регистрации в регистрационную
форму добавить дополнительную графу, которая будет идентифицировать
тип    материального    носителя:    НОСИТЕЛЬ           (бумажный,     факсовый,
                                        13