Организация и технология документационного обеспечения управления. Фионова Л.Р. - 21 стр.

       ♦      Сведения     об   основных     этапах     подготовки     документа:
           подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,
           удостоверение        документа        (подписание,        утверждение,
           проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации
           документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии,
           если   первый    экземпляр      документа    отсылается     в    другое
           учреждение).
         Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при
работе      над   Табелем       являются    основным      рабочим      массивом.
Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки
структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм
документов для включения в Табель.
       На втором этапе после изучения карт документов и на основе
анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее
целесообразной формы. Например, может быть исключена колонка 4, если
нет собственного локального классификатора в организации. Может быть
добавлена     колонка     количество    экземпляров      документа,    если    все
документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация
важна, и т. д. То есть, все, что есть в карте каждого документа и нужно и
важно для организации, - можно учесть при выборе формы Табеля.
       Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями
организации.
       Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично
классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять
виды       форм   документов,     образующихся      в   деятельности       каждого
подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом


                                            21