Организация и технология документационного обеспечения управления - 125 стр.

5 Формирование и оформление дел в текущем
делопроизводстве организации

      В соответствии с номенклатурой дел осуществляется формирование
дел (группировка исполненных документов в дела).
      Дела в организации формируются централизованно, т. е. в канцелярии
(службе ДОУ). При децентрализованном делопроизводстве формированием
дел   могут    заниматься   лица,   ответственные    за    делопроизводство    в
структурных подразделениях.
      В дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела
черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо
ценных), а также документы, подлежащие возврату.
      Формирование дел ведется под непосредственным методическим
руководством       архива   организации,   а   при        необходимости   -    и
соответствующего государственного архива.
      При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные
требования:
        • документы постоянного и временного хранения необходимо
              группировать в отдельные дела;
        • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
        • группировать в дело документы одного календарного года;
              исключение составляют: переходящие дела; судебные дела;
              личные дела, которые формируются в течение всего периода
              работы данного лица в организации; документы выборных
              органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые
              группируются за период их созыва; документы учебных
              заведений, которые формируются за учебный год; документы
              театров,   характеризующие   сценическую        деятельность     за

                                                                              125