Организация и технология документационного обеспечения управления - 76 стр.

самостоятельную    группу. Внутри дела     эти    группы документов    по
обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном
порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений
граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным
буквам фамилий заявителей. Например, предложения, заявления, жалобы
граждан на букву «А», «Б», «В» и т.д. Если обращений мало, они могут быть
сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредотачиваются в
отдельном деле. Причем, предложения, заявления и жалобы граждан по
вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по
личным вопросам.
     При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и
в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные
материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение
подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только
исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и
жалобами граждан оформляется по установленной форме.
     Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами
граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях для
справочных и других целей. Ответственность за их сохранность, как и за
сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой
категории документов указаны в статьях 54-56 «Перечня типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с
указанием   сроков    хранения».   Обычные       обращения   личного   и
второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой
категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для
истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно.
Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются
через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а
затем в государственный архив.



                                                                       76