Организация и технология документационного обеспечения управления - 89 стр.

     Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов
можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок
экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он
обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом
документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может
быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности
документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.
Последнее весьма проблематично.
     Если в организации существует электронный документооборот, нужно
продумать систему оперативного хранения электронных документов,
определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент
электронной документации невелик, регистрацию электронных документов
следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в
журнале/карточке   регистрации    в   регистрационную    форму   добавить
дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального
носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).
Следует выделить категорию электронных документов, которые будут
дублироваться на бумажный носитель.
     Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных
рекомендаций позволит создать нормативный документ, адаптированный к
условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и
единый порядок документирования и организации работы с документами.
     Положения инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами
вычислительной техники.
     Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации (см.
рисунок 15) и утверждается либо непосредственно подписью руководителя
организации,   либо   распорядительным      документом    —      приказом,
распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,
называются ответственные исполнители, перечисляются организационные

                                                                        89