Этика делового общения. Фионова Л.Р. - 29 стр.

    Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя
письма и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой
или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу, например:
    В А Жуков
    924 45 67
     Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной
порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и
минуты)
     Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в
виде штампа
     Идентификатором электронной копии документа является отметка
(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы письма и
содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие
поисковые данные, устанавливаемые в организации.
     На рисунках 2 и 3 приведены образцы писем (российское и международное) с
максимальным набором реквизитов.
     При     подготовке    каждого     письма     специалисты    рекомендуют
руководствоваться следующим принципом: «У меня никогда не будет следующего
раза, чтобы произвести впечатление».
     Две главные цели стоят перед любым автором: во-первых, передать нужную
информацию; во-вторых, создать образ автора.
     Требования к текстам писем и всех служебных документов можно
сформулировать следующим образом: 1) грамотность; 2) точность, лаконичность
формулировок; 3) нейтральный доброжелательный тон.
     Опытные авторы деловых писем составляют черновики своих документов, а
затем ставят себя на место получателя и задаются вопросами: 1) имеет ли смысл
мое послание? 2) Правильно ли выбран тон и стиль? 3) Есть ли в письме слова,
которые могут быть неправильно истолкованы.
     При     подготовке     письма     можно     рекомендовать    следующую
последовательность действий:
     1. Определите цель письменного сообщения.
     2. Сформулируйте тему.
     3. Решите, что Вы хотите сообщить об этом.
     4. Сформулируйте основную мысль текста.
     5. Если необходимо, развейте вашу мысль с помощью аргументов.
     6. Проиллюстрируйте основную мысль и аргументы фактами, отобранными
        Вами.
     7. Обязательно сделайте вывод, заключение или обобщение.
     8. Чтобы Ваш документ имел эстетичный вид, оформите его в соответствии с
        современными правилами делопроизводства в Российской Федерации.
        Покажите, что владеете культурой делопроизводства.

                                     30