Работа в Microsoft Office. Губина Т.Н - 70 стр.

                                                       Губина Т.Н., Масина О.Н., Губин М.А.
       Создание таблиц БД является первым шагом в разработке СУБД. Таблицы пред-
назначены для хранения информации БД. Создание таблицы состоит из двух этапов: за-
дание структуры таблицы; ввод записей в таблицу.
       Для создания новой таблицы следует в окне БД выбрать меню Таблицы (в ста-
рых версиях Access для этой цели служит вкладка Таблицы) и нажать кнопку Создать.
В окне Новая таблица необходимо выбрать способ создания таблицы. Если у разработ-
чика СУБД нет достаточного опыта, рекомендуется для создания таблицы выбрать ре-
жим Конструктора.
       При выборе режима Конструктора появляется окно конструктора.
       В поле Имя поля вводится имя поля таблицы, являющееся его идентификатором.
Рекомендуется формировать имена полей так, чтобы имя было коротким, не содержа-
щим специальных символов (запятых, пробелов и т.д.) и отражающим смысл поля. Не-
обходимо различать идентификатор поля в структуре таблицы и заголовок поля в вы-
ходном документе. Во втором случае заголовок поля должен в полной мере отражать
смысл поля и обычно задается вручную при форматировании выходного документа.
       В поле Тип данных выбирается один из типов, показанных в раскрытом списке
на рисунке.
       Поле Описание содержит комментарии к создаваемому полю таблицы. Его за-
полнение не является обязательным.
       В нижней части окна, на вкладке Общие задаются свойства поля. Если щелкнуть
кнопкой мыши по одной из строк таблицы свойств, справа появится подсказка о назна-
чении этого свойства.
       Вкладка Подстановка служит для организации подсказки при заполнении внеш-
них ключей таблицы. Ключи, чаще всего, являются формальными идентификаторами
записей в таблицах БД. Поэтому при заполнении внешних ключей у пользователя могут
возникнуть затруднения, связанные с определением, какому ключу в базовой таблице
соответствует запись в подчиненной таблице. Настройка свойств вкладки Подстановка
позволяет превратить простое поле для внешнего ключа в поле со списком, содержащим
полный список ключей базовой таблицы и соответствующие этим ключам поля – под-
сказки из базовой таблицы. После выбора в списке записи, в заполняемую таблицу по-
мещается только ключ. Таким образом, пользователю не нужно помнить ключи и их
ввод выполняется выбором из списка, а не вводом с клавиатуры. В дальнейшем поля
подстановки наследуются формами, если в качестве источника данных формы выбрана
таблица с такими полями.
       Важным действием на этапе разработки структуры таблицы является задание
ключевых полей. Для задания простого ключа, состоящего из одного поля таблицы, дос-
таточно в режиме Конструктора установить курсор в любую позицию этого поля и на-
жать кнопку Ключевое поле на панели инструментов.
       Для задания составного ключа, состоящего из нескольких полей таблицы, необ-
ходимо выделить эти поля, щелкая мышью по кнопкам слева от соответствующих строк
при нажатой клавише Ctrl, а затем нажать кнопку Ключевое поле. Признаком установ-
ки является появление рисунка ключа на кнопках слева от соответствующей строки кон-
структора.
       Имя таблицы запрашивается при закрытии окна конструктора. После закрытия
конструктора в окне БД появляется значок и имя созданной таблицы. Если выделить
значок таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть, то таблица будет открыта для ввода
записей.


                                        70