Работа в Microsoft Office. Губина Т.Н - 71 стр.

Работа в Microsoft Office. Раздел 3. Технология хранения и поиска информации в Microsoft Access 2003
       Создание таблицы путем Ввода данных не предусматривает описания структуры
таблицы. После выбора этого режима (режим таблицы) открывается пустая таблица, в
которую можно ввести данные.
       Любое поле в этой таблице можно изменить по желанию пользователя. Имена по-
лей задаются непосредственно в заголовках. При сохранении этой таблицы Access про-
анализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому
полю, т.е. создаст структуру таблицы. При закрытии режима таблицы Access предложит
создать ключевое поле. Если ответить Да, то будет добавлено еще одно поле типа Счет-
чик, которое и будет ключевым. Если ответить Нет, то ключ можно задать позже, пе-
рейдя в режим Конструктора.
       Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов, предла-
гаемых в окне Создание таблиц:
       Мастер определяет ключ таблицы и создает связь новой таблицы с уже сущест-
вующими. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанав-
ливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таб-
лицу.
       Данные в таблицу можно ввести непосредственно в режиме ее открытия или че-
рез специально созданную форму. Второй способ предпочтителен, поскольку формы
обеспечивают более удобный интерфейс и возможности контроля ввода.
       Вводимые данные должны соответствовать типу данных и формату, определен-
ным в структуре для каждого поля таблицы. При несоответствии Access выдает преду-
преждение и не разрешает продолжать ввод. Следует либо ввести данные требуемого
формата, либо отменить ввод.
       Схема данных
       Для дальнейшей работы с базой данных необходимо определить связи между
таблицами. Для этих целей служит схема данных.
       Схема данных является графическим образом БД. Она используется различными
объектами Access для определения связей между несколькими таблицами. Например,
при создании формы, содержащей данные из нескольких взаимосвязанных таблиц, схема
данных обеспечивает автоматический согласованный доступ к полям этих таблиц. Она
же обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.
       После того, как созданы таблицы БД, можно установить связи между ними, обра-
тившись к схеме данных. Запуск схемы данных выполняется через значок «Схема дан-
ных» на панели инструментов Access.
       Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значе-
ниями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих
таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уни-
кальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.
       Обязательным условием при установлении связи является совпадение связывае-
мых полей по типу и формату.
       Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа опреде-
ления связываемых полей.
       Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом свя-
зи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут
соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь
более одной соответствующей ей записи в таблице A.
       При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной
связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень

                                                  71