Современное документоведение. Камышев Э.Н - 61 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

(исходящие) документы и внутренние документы. Каждый из этих групп
имеет свои особенности прохождения.
4.1.1. Обработка поступающих документов
Прием и обработка поступающих документов осуществляется
секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
первичную обработку;
предварительное рассмотрение, разметку;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
подшивка документов в дело.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке
правильности адресования, количества листов поступившего документа,
наличия приложений.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с
целью распределения документов на регистрируемые и не регистрируемые.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим
нумератором реквизит ”отметка о поступлении документа в организацию”,
содержащий входящий номер документа и дату поступления. Отметка не
проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и
других материалах, не подлежащих регистрации.
Работник службы делопроизводства должен осуществлять
”фильтрацию” входящих документов, направляемых руководителю.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне
руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя, в
структурные подразделения или сразу исполнителям.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в
правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение
структурного подразделения, например: “ОР”- отдел рекламы. При передаче
документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям
указываются их фамилии и инициалы.
Без регистрации документы передаются для ознакомления и
принятия решения руководителя предприятия. Руководитель предприятия,
рассматривая, входящий документ, должен определить исполнителя, дать
четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить
реальные сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом
документе.
Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения)
дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный
61

Страницы