Современное документоведение. Камышев Э.Н - 63 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

документы регистрируются в “журнале регистрации исходящих
документов”.
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие
данные: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат
(корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении;
исполнитель; примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера
необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на
обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются
адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный
экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
4.1.3. Порядок работы с внутренними документами
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и
хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах
подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и
исходящими документами.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними
документами порядок операций такой же. Как и с входящими документами.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами
являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до
3 лет) и определение дальнейшего срока хранения.
В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние
документы могут использоваться в справочно-информационной работе
службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив,
или уничтожены.
4.1.4. Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация документа – запись основных сведений о документе в
журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе
номера и даты регистрации.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов,
оперативного поиска, учета и контроля.
Существуют несколько форм регистрации документов:
централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной системе регистрации все регистрационные
операции осуществляются в одном месте или одним работником.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов
в местах их создания или исполнения.
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная
система, когда одна часть документов регистрируется централизованно,
другая же регистрируется в структурных подразделениях.
63

Страницы