Современное документоведение. Камышев Э.Н - 65 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

После указания руководителя о постановке документа на контроль
секретарь-референт проставляет красным карандашом букву ”К” на левом
поле документа напротив реквизита “заголовок”. Затем в регистрационном
журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном
исполнителе.
Срок исполнения для большинства документов не должен
превышать 10 дней.
Документ считается исполненным и снимается с контроля
руководителем после проведения конкретной работы исполнителем.
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом
документе (реквизит “Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело”). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
4.1.5. Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой список заголовок дел,
заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы
регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-
технические документы и печатные издания.
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом или
архивистом предприятия.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования
структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры
является “секретариат”, ему присваивается индекс “1”. Другие структурные
подразделения располагаются после секретариата по степени значимости с
присвоением им индексов (2,3 и т. д.).
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов
номенклатуры могут быть использованы направления деятельности
предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.
Например: 1- генеральный директор; 2- заместитель
директора; 3- коммерческий директор.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с
присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1-
соответствует секретариату, 2- порядковому номеру дела).
В начале каждого раздела указываются наиболее важные документы:
приказы, протоколы. После них указывается переписка и информационно
справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или
справочные картотеки.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому
содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в
следующей последовательности: название вида документа (приказы,
65

Страницы