Современное документоведение. Камышев Э.Н - 64 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный
документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях
внутри предприятия.
При регистрации документы делятся на группы, каждая из которых
регистрируется отдельно, например: входящие документы; исходящие
документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы,
имеющие гриф ограничения доступа.
При регистрации каждой группы документов должны применяться
единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних
документов и коммерческих контрактов используется валовая (порядковая)
документация.
Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в
рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с №1.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные
номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года;
условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;
номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например,
регистрационный номер документа №22/1-5 включает; 22- порядковый номер
документа по журналу регистрации: 1-5 – номер дела по номенклатуре.
В практической деятельности применяются регистрационные
журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов.
Журналы включают следующие графы:
номер документа;
дата документа;
автор документа – для входящих документов;
адресат – для исходящих документов;
количество листов документа;
резолюция;
исполнитель;
подпись исполнителя;
срок исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела;
Секретарь- референт по своему усмотрению может выбрать
оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишнее.
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.
Каждое предприятие может составить для себя перечень не регистрируемых
документов. Обычно в него включают: поздравительные письма;
приглашения; рекламные письма; каталоги; печатные издания; извещения;
программы конференций и т. п.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап
осуществления контроля за их исполнением.
Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов,
которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.
64

Страницы