Документационное обеспечение делового общения. Коробейникова Л.С. - 27 стр.

                                      28

                                                          Продолжение табл.2
         1                                           2
8. Письмо-          Следует направлять тогда, когда не удается с помощью теле-
напоминание         фонных переговоров или личного контакта получить необхо-
                    димый ответ. Состоит из двух логических элементов: напоми-
                    нания о выполнении действий и мерах, которые приняты в слу-
                    чае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-
                    напоминании являются формы глагола «напоминать».
                    Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчер-
                    кивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случа-
                    ях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще
                    не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от
                    него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст
                    предыдущего письма. В одном и том же письме часто выража-
                    ется не только напоминание, но и требование выполнить те или
                    иные обязательства.
9. Информационное   Цель такого письма заключается в своевременном информиро-
письмо              вании другого предприятия или заинтересованного лица о
                    свершившемся факте. Для данного вида писем бывает доста-
                    точно подписи референта или секретаря, однако в зависимости
                    от значимости излагаемых событий или фактов письмо может
                    быть подписано соответствующим должностным лицом. В це-
                    лом принято, что информационные письма подписывает руко-
                    водитель предприятия, организации, учреждения.
                    Объем информационного письма может варьировать от размера
                    обычной справки, состоящей из одного предложения, до сооб-
                    щения, занимающего несколько страниц. Нередко к информа-
                    ционным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности
                    отдельных организаций.
10. Письмо-         Может адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или
приглашение         массовому адресату. При официальном приглашении большого
                    количества людей в настоящее время используются как полно-
                    стью готовые, напечатанные типографским способом тексты-
                    приглашения, так и трафареты.
11. Письмо-         Может представлять собой, например, заявление предприятия-
предложение         продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных
                    условий. Либо это может быть ответ той или иной организации
                    на ее запрос.
12. Письмо-         Это отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на
разрешение          выполнение той или иной просьбы.
13. Письмо-         Содержит сообщение о получении какого-либо отправления
подтверждение       (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей
                    и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например,
                    договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может под-
                    тверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
14. Гарантийное     Устанавливает или подтверждает обязательства партнеров по
письмо              каким-либо сделкам, чаще всего оплату. В отличие от других
                    видов писем в гарантийном письме указывается название вида
                    документа – «Гарантийное письмо». Этот документ должен
                    иметь также подписи руководителя и гл.бухгалтера; печать.